Cumulative Flow Diagram. Mehr als nur Fortschritt.
Was ist ein Cumulative Flow Diagram? Wie funktioniert es und warum hilft es im Projektmanagement?
In einem Projekt nach Kanban hält das Team den Zustand der jeweiligen Aufgabe auf dem Kanbard-Board fest. Das bedeutet: Wenn eine Aufgabe begonnen wurde, dann befindet sie sich in den Zustand "in Bearbeitung". Wenn sie realisiert und getestet wurde, dann ist sie "abgenommen". Ein Cumulative Flow Diagram stellt diese Entwicklung visuell dar.
Je mehr Zustände Sie im Diagramm darstellen wollen, desto komplexer, aber auch aussagekräftiger wird es.
In diesem Beispiel sehen Sie, dass das Team die letzte Aufgabe im Backlog recht früh erreicht hat. Womöglich ist es im Projektmanagement noch unerfahren und hat das Backlog mit zu wenigen Aufgaben gefüllt. Das kann es im nächsten Projekt ändern.
Diagramme sind immer ein schönes Mittel, um Daten leicht verständlich darzustellen – sogar komplexere Sachverhalte lassen sich so dem Chef im nächsten Meeting präsentieren. Im agilen Projektmanagement eignen sie sich, um den Fortschritt der Entwicklung nachzuverfolgen: Was soll getan werden? Wie viel wurde bereits getan? Und was muss noch getan werden?
Ein Scrum-Projekt zum Beispiel verwendet dafür das sogenannte Burndown Chart. Es visualisiert den Verlauf des aktuellen Sprints, also der aktuellen Entwicklungsphase. Doch vielen sind die Informationen in diesem Diagramm zu wenig, zu nichtssagend. Kanban, eine weitere agile Methode im Projektmanagement, bedient sich da dem weitaus aussagekräftigeren Cumulative Flow Diagram, um darauf Antworten zu geben.
Was ist das Cumulative Flow Diagramm?
Wenn Sie ein Projekt durchführen, sind Sie nicht nur am aktuellen Projektstand interessiert. Vielmehr müssen Sie erfahren, wo Probleme liegen, die den Abschluss des Projekts gefährden könnten, und entsprechend gegenlenken. Dafür braucht es Fakten, Daten, Informationen. Ein Burndown Chart sagt Ihnen nur, wie viel Arbeit im laufenden Sprint noch zu tun ist. Ein Cumulative Flow Diagram (CFD) – gelegentlich auch Feature Flow genannt – liefert dagegen Informationen darüber, wie viele Anforderungen sich zu welchem Zeitpunkt in welchem Umsetzungszustand befinden. Und da es diese Informationen gebündelt darstellt, können Sie Zusammenhänge und mögliche Projektgefährdungen besser erkennen sowie nachfolgende Projekte effizienter planen – wenn Sie wissen, wie Sie das Diagramm interpretieren müssen.
Schritt 1: Aufbau interpretieren
Ein Cumulative Flow Diagram hat immer eine y-Achse mit der Anzahl oder dem Aufwand der Anforderungen, die entwickelt werden müssen, und eine x-Achse mit einer Zeitspanne. Diese Zeitspanne bildet z.B. die Anzahl der Iterationen im Entwicklungsprozess oder einfach nur die Tage ab.
Jetzt lassen sich verschiedene Daten dort darstellen – je mehr es sind, desto komplexer, aber auch aussagekräftiger wird das Diagramm natürlich. Mindestens abgebildet werden müssen folgende:
- im Backlog
- in Realisierung
- Erledigt
Diese Zustände fassen mehrere „Unter-Zustände“ zusammen. Im agilen Projektmanagement arbeiten Sie oft mit über 10 möglichen Zuständen, die eine Anforderung durchwandert. Anstatt all diese Zustände im Cumulative Flow Diagram darzustellen, reduzieren Sie die Kurven auf die oben genannten Zustände und erleichtern dadurch das Verständnis des Diagramms. Natürlich muss auch jeder Projektteilnehmer dieselbe Definition of Done im Kopf haben, damit z.B. die Kurve Erledigt unmissverständlich ist. Gleichzeitig empfiehlt sich, mehr als nur die Mindestkurven anzeigen zu lassen. Üblich ist es beispielsweise, auch Anforderungen in der Testphase abzubilden. Und dann wird es für Sie erst richtig spannend!
Grundsätzlich gilt die Regel:
In einem idealen Cumulative Flow Diagramm steigen alle Kurven kontinuierlich und nähern sich der oberen Grenze des Backlogs an.
Schritt 2: Kurven interpretieren
Im vorherigen Schritt konnten Sie bereits eine Charakteristik des Cumulative Flow Diagram erkennen: In einem idealen Projekt steigen die Kurven und nähern sich der oberen Grenze des Backlogs an. Im Unterschied zu Burn Down Charts steigt in einem positiv verlaufenden Projekt die Kurve der erledigten Anforderungen. Denn wenn eine erledigt wird, vergrößert sich ja die Anzahl der erledigten Aufgaben.
Ähnlich sieht es für die Kurve in Realisierung aus, weil nach einer abgeschlossenen Aufgabe die nächste folgt. Dagegen bleibt das Backlog stetig oder steigt bzw. fällt vereinzelt, wenn Anforderungen hinzugefügt oder aus dem Backlog genommen werden.
Basierend auf den aktuellen Verlauf lässt sich dann eine Prognose treffen, wann Sie das Produkt liefern können. In diesem Zusammenhang wichtige Begriffe sind Work in Progress (WIP) und Lead Time.
Das WIP entspricht dem vertikalen Abstand zwischen den Kurven Erledigt und in Realisierung. Je nach Projekt können dazwischen noch andere Zustände liegen – z.B. die Kurve in Prüfung. Der WIP-Wert verrät Ihnen, wie viele Funktionen gerade implementiert werden.
Die Lead Time gibt eine ungefähre Größe, wie lang es dauert, eine Funktion zu entwickeln. Sie entspricht dem horizontalen Abstand zwischen den Kurven in Bearbeitung und Abgenommen.
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Schritt 3: Probleme erkennen
Doch ganz so einfach ist es dann doch nicht, da ein Projekt nur in den wenigsten Fällen ideal verläuft – und dann sind Ihre Erfahrungen gefragt. Was heiß es zum Beispiel, wenn die Kurven lange Zeit flach sind? Ist das immer schlecht? Oder wenn die Kurven plötzlich sehr nahe beieinanderliegen? Wenn sie gar fallen? Solche Auffälligkeiten geben Anlass dazu, mit dem Team zu kommunizieren und den Dingen auf den Grund zu gehen. Denn das Cumulative Flow Diagram sagt Ihnen nicht, was genau das Problem ist. Es liefert Ihnen nur Anhaltspunkte. Hier ein paar Möglichkeiten (Beispiele von Pawel Brodzinski*):
Die Treppe
Die Linie der erledigten Aufgaben fällt Ihnen wahrscheinlich sofort ins Auge: Wie eine Treppe steigt diese Kurve in die Höhe. Was kann der Grund dafür sein? Ist das überhaupt schlecht? Meistens sehen Sie so etwas in einem Cumulative Flow Diagram, wenn die Entwicklung in Rhythmen geschieht. Beispielsweise geben die Entwickler ihre Implementierungen in Rhythmen frei. Dadurch variieren natürlich das WIP und die Lead Time – je nachdem, ob gerade wieder eine Releasefreigabe ansteht oder nicht; und so fällt es schwerer, Schätzungen diesbezüglich zu treffen.
Gravierender ist aber der große Abstand zwischen der Kurve in Prüfung und Erledigt. Denn das könnte bedeuten: Viele Anforderungen wurden getestet, aber gar nicht freigegeben. Wurden sie schlecht entwickelt, mangelte es also an Qualität? Oder testeten die Entwickler ungern und begannen stattdessen lieber, neue Funktionen zu implementieren? Das müssen Sie nun genau klären.
Die Verflachung
Jetzt sehen Sie eine langanhaltende Verflachung bei den Kurven in Realisierung, in Prüfung und Erledigt. Auffällig ist hier, dass alle drei zum gleichen Zeitpunkt nicht mehr steigen – irgendetwas muss also dort passiert sein. Oftmals zeigt ein Cumulative Flow Diagram solch eine Entwicklung, wenn es Feiertage oder unternehmensweite Urlaubstage gab. Also kein Anlass, sich Sorgen zu machen. Was aber, wenn dies nicht der Fall war? Dann heißt es, der Ursache auf den Grund zu gehen. Gab es technische Probleme, die das Projekt behinderten? Oder wurde das Team für ein anderes Projekt eingesetzt, weil es die Prioritäten forderten? Sie sehen solch eine Entwicklung auch, wenn das Team an Features arbeitete. Denn Features bestehen aus mehreren Anforderungen, sodass die Entwicklung länger dauert.
Die Steigung
In diesem Beispiel des Cumulative Flow Diagram ist deutlich zu erkennen, dass erst alle Linien relativ stetig steigen und dann ganz zum Schluss extrem in die Höhe schießen. Was ist passiert? Zeitdruck? Das ist gut möglich, denn meistens sehen Sie so etwas in Projekten mit festen Entwicklungsiterationen wie z.B. Scrum-Projekten. Daher ist solch ein Diagramm gar nicht so selten. Das Team entwickelte zunächst die neuen Funktionen – immer das Ende der Iteration im Blick. Als es damit dann fertig war und die Zeit langsam knapper wurde, konzentrierte es sich auf das Testen und die Abnahme der Funktionen. So haben es die Entwickler schließlich geschafft, alle Anforderungen des Backlogs in der definierten Zeit zu implementieren.
Die Annäherung
Hier können Sie sehen, wie sich die Kurven in Prüfung und Erledigt ziemlich nahekommen. Gleichzeitig ist der Abstand zwischen in Realisierung und in Prüfung ziemlich groß. Entweder arbeitete das Testteam sehr fleißig, während die Entwickler hinterherhinkten und die Funktionen nicht zum Test bereitstellten. Oder aber dem Testteam mangelte es an Ressourcen und es kam mit dem Testen nicht hinterher. Und wenn es dann testete, beendete es erst einmal seine laufenden Testfälle, bevor es neue startete. Da die Kurve in Realisierung sowohl laufende als auch fertiggestellte Funktionen zusammenfasst, könnte man diese Linie noch einmal in beide Umsetzungszustände aufteilen und dadurch eine genauere Analyse ermöglichen.
Der Fall
Solch ein Cumulative Flow Diagram sieht nicht gut aus. Irgendetwas muss schief gelaufen sein, da alle drei Kurven an einem Punkt fallen. Es ist gut möglich, dass Anforderungen doch noch nicht fertiggestellt waren, wie angenommen. Gleichzeitig schien es Probleme mit der Abnahme zu geben, da nun auf einmal Funktionen, die vorher durchgewunken wurden, nicht mehr OK sind. Vielleicht sollte geprüft werden, ob jemand nachlässig Funktionen abgenommen hat oder ob es Kommunikationsprobleme im Team gab.
*: http://brodzinski.com/2013/07/cumulative-flow-diagram.html
Übrigens lautet die Antwort auf die Anfangsfrage: Ja, es gibt einen deutschen Begriff – Kumulatives Flussdiagramm.
Ein Cumulative Flow Diagram hilft Ihnen also dabei, Ihre Projekte besser zu analysieren. Je mehr Informationen Sie dort darstellen, desto genauere Aussagen können Sie treffen.
Projektmanagement auf einem Blick
Alle Informationen auf einen Blick zu haben, um darauf basierend Entscheidungen zu treffen, ist das A und O im Projektmanagement. Ein Cumulative Flow Diagram hilft Ihnen dabei, Ihre Projekte effizienter zu managen – und dafür müssen Sie nicht unbedingt die Kanban-Methode verwenden. Es lässt sich ebenfalls in Scrum-Projekten einsetzen. Bevor Sie aber alle Daten manuell sammeln und z.B. durch MS Excel auswerten und als Diagramm visualisieren lassen, nutzen Sie am besten ein Tool dafür. Auf diese Weise erzeugen Sie ein Cumulative Flow Diagram basierend auf den vorhandenen Projektdaten im Tool – ganz einfach und schnell!