Gantt-Diagramm. Die zeitliche Abfolge von Aufgaben visualisieren.
Was stellt ein Gantt-Diagramm dar? Welche Vorteile bietet es im Projektmanagement und wie erstellen Sie Gantt-Charts?
Was hat ein Gantt-Diagramm mit einem Harmonogramm zu tun?
Der Ursprung des Gantt-Diagramms bzw. Gantt-Chart reicht bereits 100 Jahre zurück. Und er findet sich in Polen: Denn dort entwickelte Karol Adamiecki, ein polnischer Ingenieur, um 1890 ein Diagramm mit Balken, damit er seine Projekte besser planen konnte. Diese Idee nannte er Harmonogramm bzw. Harmonograph. Leider veröffentlichte er seine Arbeit nur in Polnisch und Russisch, sodass die westliche Welt kaum etwas davon mitbekam. Und so passierte es, dass Henry Gantt, ein amerikanischer Ingenieur, etwas 15 Jahre später ein ähnliches Konzept entwickelte und die Idee auch in den Westen trug. Daher ist diese Art von Diagramm heutzutage als Gantt-Chart oder Gantt-Diagramm bekannt.
Was ist ein Gantt-Diagramm?
Ein Gantt-Diagramm bzw. Gantt-Chart ist ein Werkzeug im Projektmanagement, um die Abfolge von Aktivitäten auf einer Zeitachse darzustellen. Da die Aktivitäten als Balken visualisiert sind, nennt man es auch Balkendiagramm oder Balkenplan.
Mit Hilfe des Diagramms können Sie den Ablauf der Aktivitäten kontrollieren und schnell erkennen, wie sich Abweichungen bzw. Verzögerungen auf den Projektverlauf auswirken. Ein Gantt-Chart wird in der Regel basierend auf dem Projektstrukturplan entwickelt.
Vorteile des Gantt-Chart
- Etabliertes Werkzeug, um Team und Stakeholder auf dem Laufenden zu halten
- Schneller Überblick über Aktivitäten des Projekts
- Dauer der Aktivitäten ist durch die Balkenlänge leicht erkennbar
- Beziehungen zwischen den Aktivitäten ist durch Verbindungslinien leicht erkennbar
- Aktueller Status im Projekt ist schnell erfassbar
- Aufwand für die Einarbeitung und Erstellung ist gering
- Pufferzeiten lassen sich leicht identifizieren
- Kritische Aktivitäten bzw. Abläufe lassen sich identifizieren
Definition des Gantt-Diagramms – kurz und knapp:
Ein Gantt-Diagramm ist ein Werkzeug im Projektmanagement, um die Abfolge von Aktivitäten auf einer Zeitachse darzustellen.
Wie erstellen Sie ein Gantt-Chart?
Ein Gantt-Diagramm bzw. Balkendiagramm ist in zwei Bereiche geteilt: Links sehen Sie die Aufgaben des Projekts als hierarchische Liste und rechts daneben das Diagramm mit den Balken.
Elemente des Gantt-Chart
Ein Gantt-Diagramm besteht in der Regel aus folgenden Elementen:
Aktivitäten:
Aktivitäten bzw. Vorgänge fassen Arbeitseinheiten wie Arbeitspakete zusammen. Zum Beispiel gibt es in einem klassischen Projekt eine Aktivität für das gesamte Projekt und weitere Aktivitäten für die einzelnen Phasen wie Planung und Umsetzung. In einem agilen Projekt würde das Gantt-Diagramm ebenfalls mit der Projektaktivität beginnen und darunter ordnen Sie die einzelnen Release- und Sprint-Aktivitäten.
Arbeitspakete:
Arbeitspakete sind in sich abgeschlossene Aufgaben, die „bis zu einem festgelegten Zeitpunkt mit definierten Ergebnis und Aufwand vollbracht werden“ (DIN 69901-5:2009-01). Arbeitspakete lassen sich nicht weiter untergliedern. Oftmals bestimmen die Arbeitspakete innerhalb einer Aktivität, wie lang die Aktivität selbst dauern wird. Dadurch würde sich die Balkenlänge der Aktivität im Gantt-Chart an Terminänderungen der Arbeitspakete anpassen.
Meilensteine:
Meilensteine kennzeichnen den Abschluss einer Phase bzw. Etappe im Projekt. Sie repräsentierten daher Ziele, die Sie bereits im Projekt erreicht haben oder die Sie anstreben. Meilensteine sind speziell im Gantt-Chart gekennzeichnet.
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Entwicklung des Gantt-Diagramms
Ein Gantt-Diagramm bzw. Balkendiagramm basiert auf einem Projektstrukturplan, den Sie zuvor erstellt haben. In diesem Plan haben Sie das Projekt in Aufgaben (Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete) gegliedert. Sie wissen dadurch, welche Aufgaben Sie bewältigen müssen. Durch das Gantt-Chart können Sie die zeitliche Dauer und die Abhängigkeiten der Aufgaben planen.
Wenn Sie das Balkendiagramm für Ihr Projekt erstellen möchten, führen Sie folgende Schritte durch:
- Aufgaben im Projekt identifizieren (Projektstrukturplan erstellen)
- Dauer der Aufgaben bestimmen
- Beziehungen der Aufgaben zueinander bestimmen (Kontrollflüsse definieren)
Dauer der Aufgaben und kritischer Pfad
Die Dauer der Aktivitäten und Arbeitspakete bestimmt die Balkenlänge. Balken einzelner Aufgaben dürfen sich im Gantt-Chart überlappen. Es empfiehlt sich, zwischen den Aktivitäten Pufferzeiten einzuplanen. Wenn Aufgaben das Projektende beeinflussen und keine Pufferzeiten zwischen ihnen liegen, dann herrscht dort ein kritischer Pfad. Denn wenn sich dort etwas verzögert, verzögert sich auch das Projektende. Dieses Konzept kennen Sie vielleicht bereits aus Netzplänen.
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Der Kontrollfluss im Gantt-Diagramm
Manche Aufgaben können Sie erst anfangen, wenn Sie andere beendet haben, oder sie sind abhängig vom Start einer anderen Aktivität. Diese linear ablaufenden Beziehungen müssen Sie ebenfalls im Gantt-Chart bzw. Balkendiagramm darstellen. Wenn Aufgaben linear ablaufen, können 4 unterschiedliche Beziehungstypen herrschen:
Ende-zu-Start: Eine Aufgabe kann erst starten, wenn eine vorherige beendet ist.
Ende-zu-Ende: Eine Aufgabe kann erst enden, wenn eine vorherige beendet ist.
Start-zu-Start: Eine Aufgabe kann erst starten, wenn eine vorherige gestartet ist.
Start-zu-Ende: Eine Aufgabe kann erst enden, wenn eine vorherige gestartet ist (sehr selten).
Am besten ist es natürlich, wenn Sie möglichst viele Aufgaben parallel laufen lassen. Parallellaufende Aufgaben können Sie im Gantt-Diagramm auch durch Kontrollflüsse verbinden.
Kontrollieren Sie Ihre Projekte
Ein Gantt-Chart ist ein bewährtes Kontrollmittel im Projektmanagement – schließlich gibt es das Diagramm bereits seit über 100 Jahren und wird noch immer gern eingesetzt. Das ist nicht verwunderlich, denn sie sind sie leicht zu erstellen und bieten einen schnellen Überblick über den Status Ihres Projekts. Aber wollen Sie ein Gantt-Chart per Hand zeichnen, wie es die Erfinder einst taten? Setzen Sie ein Tool ein, das Ihnen eine Vorlage für die Erstellung von Balkendiagrammen bietet und mit dem sich Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben einfach definieren lassen. Wenn Sie den Plan anpassen müssen, brauchen Sie nur die entsprechenden Aktivitäten oder Arbeitspakete im Gantt-Diagramm verschieben – das Tool führt alle weiteren Berechnungen aus, sodass Sie zum Beispiel kritische Vorgänge gleich erkennen.