Projektstrukturplan. Aufgaben des Projekts hierarchisch gliedern.
Was zeigt ein Projektstrukturplan? Welche Vorteilte bietet er und wie erstellen Sie Projektstrukturpläne?
Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine hierarchische Gliederung des Projekts und schafft die Basis für Ihre Termin-, Ablauf-, Ressourcen- und Kostenplanung. Als Textstruktur wird er häufig in Kombination mit einem Gantt-Diagramm dargestellt.
Was ist ein Projektstrukturplan?
Mit einem Projektstrukturplan (PSP) gliedern Sie das Projekt in Aufgaben, die Sie erledigen müssen – Sie strukturieren also Ihr Projekt. Diese Gliederung führen Sie soweit durch bis Sie detaillierte Arbeitspakete (AP) definieren können, denen Sie Bearbeiter und Aufwand zuweisen. Dadurch lassen sich durch den Projektstrukturplan die Verantwortlichkeiten, Kosten, Termine und Ergebnisse für die Aufgaben bestimmen und Sie schaffen eine Grundlage für Ihre Termin-, Ablauf-, Ressourcen- und Kostenplanung. Der Plan hilft Ihnen ebenfalls für Ihr Risikomanagement, da Sie mit seiner Erstellung kritische Aufgaben erkennen können. Der Projektstrukturplan ist also wesentlich für Ihre gesamte Projektplanung. Basierend auf den Projektstrukturplan können Sie dann das Gantt-Chart erstellen.
Der Projektstrukturplan ist aus dem klassischen Projektmanagement bekannt, in dem Sie nach dem Wasserfall-Modell arbeiten. Aber auch in agilen Projekten lässt der PSP sich einsetzen, indem Sie zum Beispiel das Projekt in Release- und Sprintaktivitäten zerlegen. Oftmals finden Sie auch einen hybriden Projektstrukturplan.
Lesen Sie hier, um mehr über hybrides Projektmanagement zu erfahren »
Vorteile des Projektstrukturplans im Überblick
- Leistungsumfang des Projekts ist vollständig dargestellt
- Projektziel ist definiert
- Transparenz für alle Projektbeteiligte, zum Beispiel für Stakeholder, wird geschaffen
- Basis für die weitere Projektplanung ist gebildet
- Alle Aufgaben mit ihren Kostenträgern lassen sich ermitteln
- Grundlage, um Ressourceneinsatz und Projektkosten zu berechnen, ist geschaffen
- Teamarbeit wird erleichtert, da Aufgaben genau zugeteilt und bearbeitet werden können
- Risiken lassen sich identifizieren (zum Beispiel, wenn ein Projektzweig noch nicht vollständig definiert ist)
- Kommunikationsbedarf lässt sich feststellen
Definition des Projektstrukturplans nach dem Project Management Body of Knowledge (PMBOK):
Der Projektstrukturplan ist eine an Liefergegenständen orientierte hierarchische Strukturierung der durch das Projektteam auszuführenden Arbeit, um die Projektziele zu erfüllen und die erforderlichen Liefergegenstände zu erstellen.
Darstellung des Projektstrukturplans
Projektstrukturpläne müssen übersichtlich sein. Daher haben sich 2 Darstellungsformen herausgebildet: Baumstruktur und Textstruktur. Manchmal wird auch eine Mindmap zur Darstellung verwendet.
Die Baumstruktur ist ein visuell starkes Mittel: Sie beginnen mit der Projektaktivität und gliedern in der nächsten Ebene die Aufgaben immer weiter aus, sodass Zweige entstehen. Die Baumstruktur des Projektplans kann von oben nach unten oder von links nach rechts verlaufen.
Die Darstellung als Textstruktur gliedert die Aufgaben als Liste, in der die Einträge abhängig ihrer Gliederungsebene eingerückt sind. Wenn das Projekt eine hohe Anzahl an Aufgaben aufweist, Sie weitere Informationen wie Start und Ende zu den Aufgaben angeben möchten und “alles auf eine Seite” passen sollte, dann eignet sich diese Darstellung.
Wenn Sie die Textstruktur wählen, können Sie zusätzlich das Gantt-Chart Ihres Projekts daneben darstellen lassen – also die Visualisierung der zeitlichen Abfolge Ihrer Aufgaben.
Projektstrukturplan als Textstruktur
Gliederung des Projektstrukturplans
Der Projektstrukturplan schafft eine Hierarchie der Aufgaben. Je nach Komplexität erstellen Sie verschiedene Ebenen im PSP.
Die erste Ebene des Projektstrukturplans ist immer das Projekt selbst. Danach folgen zum Beispiel die Teilprojekte und diese gliedern sich in Arbeitspakete. Sie können auch noch eine Ebene für Teilaufgaben einfügen, die nach den Teilprojekten folgt und Arbeitspakete sammelt. Wie detailliert Sie vorgehen, müssen Sie für jedes Projekt entscheiden. Für die Gliederung der Ebenen gibt es 4 Ansätze:
Funktionsorientierte Gliederung
Diese Gliederungsform des Projektstrukturplans behandelt alle Aufgaben bzw. Ebenen als Tätigkeiten. Daher beschreiben Sie Teilprojekte, -aufgaben und Arbeitspakete mit einem Verb wie Lastenheft erstellen oder Zielgruppenanalyse durchführen. In dieser Gliederung können Sie sich aber auch an den Unternehmensfunktionen orientieren wie Vertrieb und Verkauf.
Objektorientierte Gliederung
Die objektorientierte Gliederung eignet sich, wenn Sie das Produkt – also das Ergebnis des Projekts – in den Vordergrund stellen. Dadurch ergibt sich eine Gliederung nach Komponenten, Baugruppen und Einzelteile. In dieser Gliederungsform würden Aufgaben dann zum Beispiel Lastenheft oder Zielgruppenanalyse lauten.
Phasenorientierte Gliederung
In der phasenorientierten Gliederung teilen Sie das Projekt in Arbeitsetappen. Zum Beispiel finden Sie in einem klassischen Projektstrukturplan die Phasen Vorbereitung, Planung und Umsetzung.
Mischform
Es ist auch möglich, die Gliederungsformen zu mischen. Das ist in vielen Projekten unumgänglich und sogar notwendig. Allerdings gilt dann folgende Regel: Sie müssen dieselbe Gliederungsform für Ihre Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete im Projekt wählen. Was bedeutet das? Sie dürfen ein Teilprojekt bzw. einen Zweig des Projektstrukturplans nicht objektorientiert planen und den anderen Zweig funktionsorientiert. Stattdessen betrachten Sie das gesamte Projekt und planen zum Beispiel alle Teilaufgaben objektorientiert und alle Arbeitspakete funktionsorientiert.
Projektmanagement in der Praxis
Erfahren Sie hier mehr zu Projektmanagement mit objectiF RPM »
Erstellung des Projektstrukturplans
Um die Aufgaben Ihres Projekts zu ermitteln, können Sie von den allgemeineren Teilaufgaben zu den detaillierteren Arbeitspaketen gelangen oder genau andersherum: erst die Arbeitspakete definieren und diese dann zu Teilaufgaben und Teilprojekten bündeln. Diese Vorgehensweisen heißen Top-Down und Bottom-Up:
Top-Down:
Sie zerlegen das Projekt von oben nach unten, um zu ihren Teilprojekten und dann zu Ihren Arbeitspaketen zu gelangen. Diese Methode eignet sich, wenn Sie die Aufgaben im Projekt weitestgehend kennen, weil Sie zum Beispiel ähnliche Projekte bereits geplant haben.
Botton-Up:
Sie planen von unten nach oben, um von Ihren Arbeitspaketen zu Ihren Teilaufgaben und Teilprojekten zu gelangen. Wenn Sie ein Projekt angehen, dessen gesamten Inhalt Sie noch nicht bestimmen können, dann eignet sich dieses Verfahren. Außerdem können so Projektmitarbeiter die notwendigen Arbeitspakete im jeweiligen Fachgebiet selbst bestimmen und planen.
In der Praxis bewährt sich eine Kombination beider Methoden, weil Sie dadurch alle Projektaufgaben besser finden.
Mit dem Projektstrukturplan die Basis schaffen
Mit dem Projektstrukturplan erstellen Sie eine hierarchische Gliederung Ihrer Aufgaben im Projekt und bereiten so Ihre Termin-, Ablauf-, Ressourcen- und Kostenplanung vor. Daher ist der PSP ein ideales Werkzeug, um das Projekt zu planen und zu steuern. Lassen Sie sich durch ein Tool unterstützen, mit dem Sie Projekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete ganz einfach anlegen und Termine, Ressourcen und Aufwand den Aufgaben zuweisen können. Auch Änderungen am Plan lassen sich schnell einpflegen. Und wenn Sie den Plan als Gantt-Diagramm darstellen lassen möchten, dann ermöglicht Ihnen die Software auch das mit wenigen Klicks.