Wie funktionieren Workflows im Projektmanagement?
Wie nutzen Sie Workflows für Ihr Projektmanagement? Wie definieren Sie Abläufe,
berücksichtigen Ihre Infrastruktur und steuern mit einem Workflow Ihr Projekt?
Workflows bestehen aus vier Elementen: Bearbeiter (in Modellen auch als Rolle bezeichnet), Aktivitäten (auch Arbeitsschritte, Aufgaben, Tasks genannt), Ergebnisse (auch als Produkte oder Artefakte beschrieben) und Zustände.
Stellen Sie sich ein Projekt vor. In dem Projekt gibt es Bearbeiter. Und diese Bearbeiter führen Aktivitäten – in einer zeitlichen Reihenfolge – durch.
Im Rahmen der Aktivitäten entstehen Ergebnisse. Ein Ergebnis könnte ein fertiggestelltes Endprodukt sein oder eine Tabelle in MS Excel oder ein Dokument in MS Word, etc. Und diese Ergebnisse werden für nachfolgende Aktivitäten genutzt.
Auch wenn mehrere Bearbeiter an einem gemeinsamen Ergebnis arbeiten, für das Ergebnis oder ein Teilergebnis sollte ein konkreter Mitarbeiter verantwortlich sein.
Damit ein solcher Workflow funktioniert, ist es wichtig, dass Ergebnisse und Aktivitäten Zustände besitzen. Eine Spezifikation könnte also in Bearbeitung oder fertig gestellt sein, eine Aktivität geplant oder bereit. So erhalten Sie nicht nur terminliche sondern auch inhaltliche Aussagen zum Projektfortschritt.