Workflows. Automatisiert Effizienz und Qualität schaffen.
Was ist ein Workflow? Wie unterscheidet er sich von einem Geschäftsprozess? Warum ist er nützlich und wie lässt er sich umsetzen?
Ein Geschäftsprozess setzt sich aus verschiedenen Unter-Prozessen zusammen. Er hat einen exakten Startpunkt und produziert am Ende ein Ergebnis, z. B. ein Dokument.
Ein Prozess umfasst Aktivitäten, die abgearbeitet werden müssen, damit er abgeschlossen wird. Wenn man einen Geschäftsprozess modelliert, dann definiert man bereits hier, wer was wann in den Aktivitäten erledigen muss.
Um diese Aktivitäten zu automatisieren, zerlegt man sie in die kleinst möglichen Arbeitsschritte – ein Workflow entsteht. Dadurch können die Tätigkeiten durch ein System abgebildet und abgearbeitet werden.
Was ist ein Workflow?
Die Workflow Management Coalition (WfMC) definiert Workflow (zu Deutsch „Arbeitsablauf“) als „die Automatisierung eines Geschäftsprozesses, als Ganzes oder nur in Teilen, während derer Dokumente, Informationen oder Aktivitäten von einem Beteiligten zum anderen zur Weiterverarbeitung nach einem vorgegebenen Regelwerk weitergereicht werden“ (übersetzt aus dem WfMC-Glossar).
Das heißt also zunächst: Ein Workflow hängt eng mit einem Geschäftsprozess zusammen. Die Begriffe sind jedoch nicht synonym.