Workflows. Automatisiert Effizienz und Qualität schaffen.

Was ist ein Workflow? Wie unterscheidet er sich von einem Geschäftsprozess? Warum ist er nützlich und wie lässt er sich umsetzen?

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Workflow im Zusammenhang mit einem Geschäftsprozess
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Ein Geschäftsprozess setzt sich aus verschiedenen Unter-Prozessen zusammen. Er hat einen exakten Startpunkt und produziert am Ende ein Ergebnis, z. B. ein Dokument.

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Ein Prozess umfasst Aktivitäten, die abgearbeitet werden müssen, damit er abgeschlossen wird. Wenn man einen Geschäftsprozess modelliert, dann definiert man bereits hier, wer was wann in den Aktivitäten erledigen muss.

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Um diese Aktivitäten zu automatisieren, zerlegt man sie in die kleinst möglichen Arbeitsschritte – ein Workflow entsteht. Dadurch können die Tätigkeiten durch ein System abgebildet und abgearbeitet werden.

Was ist ein Workflow?

Die Workflow Management Coalition (WfMC) definiert Workflow (zu Deutsch „Arbeitsablauf“) als „die Automatisierung eines Geschäftsprozesses, als Ganzes oder nur in Teilen, während derer Dokumente, Informationen oder Aktivitäten von einem Beteiligten zum anderen zur Weiterverarbeitung nach einem vorgegebenen Regelwerk weitergereicht werden“ (übersetzt aus dem WfMC-Glossar).

Das heißt also zunächst: Ein Workflow hängt eng mit einem Geschäftsprozess zusammen. Die Begriffe sind jedoch nicht synonym.

Ein Workflow liefert Antworten auf diese Fragen:

Wer muss was bis wann erledigen? Wo muss wer was ablegen? Womit eigentlich? Und wovon hängt es ab?

Workflow vs. Geschäftsprozess

Geschäftsprozesse sind Teil Ihres Alltags. Wenn Sie z. B. einen neuen Handyvertrag abschließen, dann stößt dies einen Prozess beim Anbieter an. Der Prozess „Handyvertrag abschließen“ setzt sich aus einzelnen Aktivitäten zusammen. Diese müssen erfolgen, damit er erfolgreich abgeschlossen wird und am Ende Ihren Handyvertrag als Ergebnis vorweist. Die genaue Umsetzung kann variieren, da Sie beispielsweise entweder Ihre alte Nummer mitnehmen möchten oder eine neue beantragen und dadurch unterschiedliche Arbeitsschritte in Gang setzen. Wichtig ist jedoch immer: Ein Geschäftsprozess besitzt eine kundenbezogene Sicht und folgt betriebswirtschaftlichen Zielen. Er beschreibt, welche Schritte in welcher Reihenfolge notwendig sind, um das Ziel zu erreichen; nicht jedoch, wie er umgesetzt wird.

Im Gegensatz dazu bezieht sich ein Workflow auf die technische Realisierung dieses Prozesses. Wie werden die Kundendaten erfasst? Wie werden sie überprüft und wer ist dafür zuständig? Werden Dokumente benötigt?

Elemente eines Workflows

  • hat einen Auslöser (Trigger) und einen Abschluss
  • besteht aus Arbeitsschritten (Tätigkeiten, Aktionen, Aktivitäten), die sequentiell und/oder parallel ablaufen
  • läuft immer wieder nach demselben oder nach einem ähnlichen Schema ab
  • besitzt einen definierten Zustand, wenn eine Aktivität erfolgreich beendet oder abgebrochen wird
  • ordnet Aktivitäten verschiedenen Rollen (=Beteiligten) zu, die entweder durch eine Person oder durch das System repräsentiert werden
  • stellt Informationen, Werkzeuge und Dokumente bereit, die Rollen nutzen, um die Aktivitäten durchzuführen

Zusammengefasst beschreibt ein Workflow also, wann, wie und wer mit welchen technischen Hilfsmitteln den zu Grunde liegenden Geschäftsprozess ausführt.

Wie lassen sich Workflows umsetzen?

Wie anfänglich definiert, soll ein Workflow den Geschäftsprozess automatisieren. Sie können aber auch einen Workflow manuell ausführen. Zum Beispiel leiten Sie per Mail ein Dokument an jemand anderen zur Überprüfung weiter. Dieser schickt es dann ebenfalls manuell per Mail der nächsten Person, damit es freigegeben wird.

In einem automatisierten Workflow wird stattdessen ein System eingesetzt, das solche Tätigkeiten steuert und ein Workflow-Management ermöglicht. Wenn Sie also eine Aufgabe umgesetzt – in diesem Fall ein Dokument fertiggestellt – haben, dann verwaltet dieses System nicht nur dieses Dokument, sondern es leitet ebenfalls die Aufgabe der Überprüfung an den nächsten Beteiligten weiter. Auch eine Freigabe lässt sich einfach per Knopfdruck erledigen. Solch ein System, in dem sich Workflows entwerfen, anwenden und alle benötigten Informationen sowie Dokumente verwalten lassen, wird Workflow-Management-System (WFMS) genannt.

Lesen Sie hier, wie Workflows im Projektmanagement funktionieren  >>

Modellierung von Workflows

Natürlich muss ein Workflow erst einmal entwickelt werden, damit ein System diesen abbilden und ein Workflow-Management entstehen kann. Dafür modelliert man zunächst den Geschäftsprozess. Dieser Vorgang heißt Geschäftsprozess-Modellierung und er definiert, wer wann was im Prozess machen muss.

Um zu spezifizieren, welche Systeme das Modell technisch unterstützen, findet als nächstes die Workflow-Modellierung statt. Das heißt: Hier betrachtet man den Prozess auf der tiefsten Ebene und zerlegt die zu Grunde liegenden Aufgaben so lange in kleine Arbeitsschritte, bis sie technisch automatisiert werden können.

Basis für die Geschäftsmodell- und die Workflow-Modellierung bilden Methoden aus dem Projektmanagement oder der Software-Entwicklung, wie z. B. die „Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)“ oder die „Unified Modeling Language (UML)“. In der Regel visualisieren diese Methoden Workflows durch Diagramme. So stellt die EPK diese durch ein Hintereinanderschalten von Ereignissen und Funktionen dar, sodass eine Kette entsteht; UML nutzt gerne Anwendungsfalldiagramme („Use Case Diagram“), die die Interaktion eines Akteurs mit einem System und dadurch den jeweiligen Use Case abbilden.

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Unsere Empfehlung:

Konzentrieren Sie sich auf die Umsetzung der Aufgabe. Nicht auf die Verwaltung des Workflows.

Warum ist ein Workflow nützlich?

Jedes Unternehmen möchte die eigene Effizienz und Rentabilität steigern sowie schnell reagieren können, falls Änderungen in ihren Prozessen auftreten. Workflows, wenn einmal in einem System umgesetzt, übernehmen einen Großteil der ursprünglich koordinativen und kommunikativen Aufgaben. Mitarbeiter werden dadurch entlastet und können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Termine oder aktuelle Status-Werte sind stets ersichtlich und jeder weiß, bei wem gerade eine Aufgabe liegt oder warum eine Aufgabe noch nicht begonnen wurde, weil sie von einer anderen abhängt. Dokumente werden zentral verwaltet, sodass eindeutig ist, welches die aktuelle Version repräsentiert und wer welche Änderungen eingepflegt hat. Außerdem lassen sich gut umgesetzte Workflows rasch anpassen, um auf Änderungen reagieren zu können.

Vorteile von Workflows

  • Sicherstellung und Optimierung der Arbeitsabläufe
  • Erhöhung der Produktivität, Effizienz und Transparenz
  • Geringerer Kommunikationsaufwand
  • Reduzierung von Durchgangs- und Liegezeiten
  • Reduzierung von Fehlern
  • Schnellerer Zugang zu Informationen und Dokumenten
  • Schnelleres Treffen von Entscheidungen und Maßnahmen
  • Flexible Anpassung der Arbeitsprozesse und Mitarbeiterorganisation
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