Wie funktionieren Workflows im Projektmanagement?

Wie nutzen Sie Workflows für Ihr Projektmanagement? Wie definieren Sie Abläufe,
berücksichtigen Ihre Infrastruktur und steuern mit einem Workflow Ihr Projekt?

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Workflows bestehen aus vier Elementen: Bearbeiter (in Modellen auch als Rolle bezeichnet), Aktivitäten (auch Arbeitsschritte, Aufgaben, Tasks genannt), Ergebnisse (auch als Produkte oder Artefakte beschrieben) und Zustände.

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Stellen Sie sich ein Projekt vor. In dem Projekt gibt es Bearbeiter. Und diese Bearbeiter führen Aktivitäten – in einer zeitlichen Reihenfolge – durch.

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Im Rahmen der Aktivitäten entstehen Ergebnisse. Ein Ergebnis könnte ein fertiggestelltes Endprodukt sein oder eine Tabelle in MS Excel oder ein Dokument in MS Word, etc. Und diese Ergebnisse werden für nachfolgende Aktivitäten genutzt.

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Auch wenn mehrere Bearbeiter an einem gemeinsamen Ergebnis arbeiten, für das Ergebnis oder ein Teilergebnis sollte ein konkreter Mitarbeiter verantwortlich sein.

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Damit ein solcher Workflow funktioniert, ist es wichtig, dass Ergebnisse und Aktivitäten Zustände besitzen. Eine Spezifikation könnte also in Bearbeitung oder fertig gestellt sein, eine Aktivität geplant oder bereit. So erhalten Sie nicht nur terminliche sondern auch inhaltliche Aussagen zum Projektfortschritt.

Workflow – eine Definition

Der Begriff Workflow beschreibt „wie die Arbeit fließt“, also die definierte Folge von Arbeitsschritten zur Produktion von Ergebnissen. Sofern Sie mit einem Team an einem Gesamtergebnis, einem neuen Produkt, einer Software oder einem System arbeiten, gilt es die Aktivitäten der Beteiligten in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Mit einem definierten Workflow strukturieren Sie Ihr Projekt inhaltlich, zeitlich und logisch. Leicht können Sie so den Ablauf von wiederkehrenden Tätigkeiten optimieren, die Kommunikation der Beteiligten untereinander verbessern und den Fortschritt der gewünschten Ergebnisse anhand der Fertigstellungsgrade ermitteln.

Ein Workflow besteht aus vier Elementen: Bearbeiter (in Modellen auch als Rolle oder Akteur bezeichnet), Aktivitäten (auch Arbeitsschritte, Aufgaben, Tasks genannt), Ergebnisse (auch als Produkte oder Artefakte beschrieben) und Zustände. Zustände bzw. Zustandsdefinitionen ermöglichen das Arbeiten mit Bedingungen und Voraussetzungen. Beispiel: Hat Mitarbeiter M1 die Aktivität A1 noch nicht abgeschlossen und das Ergebnis E1 noch nicht fertig gestellt, kann Mitarbeiter M2 noch nicht mit der Aktivität A2 und der Erstellung des Ergebnisses E2 beginnen. Wie häufig ein bestimmtes Ergebnis erzeugt oder eine Aktivität durchgeführt werden müssen, lässt sich über sogenannte Kardinalitäten definieren. Beispiel: Kann es mehr als einen Business Case in einem Projekt geben, muss es genau einen Business Case geben oder können Sie frei entscheiden, ob es überhaupt einen Business Case gibt? Solche Fragen gilt es bei der Definition von Workflows zu beantworten. Und eine Unterstützung des Workflows mit einer Software sorgt dann dafür, dass diese Vorgaben entsprechend eingehalten werden.

Lesen Sie hier, wie sich Workflows von Geschäftsprozessen unterscheiden  >>

Welche Vorteile bieten Workflows?

  • Gemeinsames Verständnis im Team

    Damit Sie Ihre Arbeit optimal durchführen können, benötigen Sie die Vorarbeit von Kollegen. Und Ihre Kollegen benötigen Ergebnisse von Ihnen. Der Erfolg eines Projektes hängt also stark von dem Miteinander im Projektteam ab. Mit Workflows definieren Sie die konkrete Zusammenarbeit und verbessern das gemeinsame Verständnis für die Teamarbeit.

  • Bessere Kommunikation

    Beim definierten Arbeiten mit Workflows benötigen Mitarbeiter viel weniger Zeit für die Beschaffung von Informationen. Sie könnten beispielsweise automatisch informiert werden, wenn neue Arbeitspakete zur Bearbeitung bereit stehen. Und Sie können sich auf Inhalte konzentrieren und mit Kollegen über Lösungen diskutieren. Dabei sparen Sie Zeit und Kosten.

  • Bessere Transparenz

    Wenn Sie mit klaren Arbeitsabläufen und Zuständen für die Aktivitäten und die Ergebnisse agieren, erkennen Sie leicht, an welchen Arbeitspaketen und an welchen Produkten oder Artefakten gerade gearbeitet wird. Sie steigern mit Workflows also auch die Transparenz.

  • Höhere Qualität und Effizienz

    Durch klare Vorgaben und Regeln, sowie die Abstimmung der Arbeitsschritte vermeiden Sie Wartezeiten und verstetigen den Arbeitsablauf. Ein weiteres wichtiges Element beim Arbeiten mit definierten Workflows sind Vorlagen. Sie erleichtern die Wiederholung von Tätigkeiten. Und die Ablage und die Organisation von Informationen. So produzieren Sie bessere Ergebnisse, mit einer höheren Qualität und das sehr effizient.

Kategorien Workflows

Es gibt zwei Kategorien von Workflows:

  • Kleine, sehr einfache und logische Workflows, die nur wenige Personen betreffen. Diese Art der Workflows findet als solche keine sonderliche Beachtung, kurze verbale Hinweise genügen zur Abstimmung der Beteiligten und Softwaresysteme zur Unterstützung werden nicht benötigt. Beispiel: Ein Zwei-Personen-Projekt zur Gestaltung einer Webseite oder die Buchung von Konferenzräumen.
  • Reichhaltigere Workflows, die das  Zusammenspiel von mehreren Personen in Projekten oder Abteilungen über einen längeren Zeitraum betreffen. Ein solcher Workflow wird häufig als Modell entworfen und dokumentiert, um anschließend als Instanz des Modells beispielsweise in einem konkreten Vorhaben genutzt zu werden. Bei solchen Workflows kommen gerne Workflow-Management-Systeme, Prozessmanagement-Systeme oder prozessbasierte Projektmanagement-Tools zum Einsatz. Beispiel: Die Freigabe von Dokumenten in Projekten bei Unternehmen, die Projektaudits bestehen müssen oder Vorhaben von Unternehmen in „kontrollierten Umgebungen“ wie in der Luftfahrt, der Automobil- und Automobilzulieferindustrie, dem Bahnensektor oder der Pharmabranche.

Arten von Workflows

Es gibt verschiedene Arten bei reichhaltigen Workflows:

  • Ein aktivitätszentrierter Workflow stellt die Aktivität in den Mittelpunkt des Arbeitsablaufes. Bearbeiter mit definierten Rollen führen Aktivitäten durch und erstellen Ergebnisse. Häufig gibt es 1:1 Beziehungen, d.h. eine Aktivität erzeugt ein Ergebnis oder eine Teilaktivität erzeugt ein Teilergebnis. Der Ablauf wird über Kontrollflüsse definiert, in denen die Folge der Aktivitäten festgelegt wird. Als Normalfolge gilt die Ende-Anfang-Beziehung (wenn A endet, startet B). Es gibt auch eine Anfangsfolge bzw. Anfang-Anfang-Beziehung (wenn A beginnt, dann beginnt auch B), eine Ende-Ende-Beziehung (wenn A endet, dann endet auch B) oder eine Sprungfolge bzw. Anfang-Ende-Beziehung (wenn A beginnt, endet B).
  • Ein dokumentenzentrierter bzw. ergebnisorientierer Workflow stellt die Ergebnisse in den Mittelpunkt des Ablaufs. Ob es explizite Aktivitäten zur Erzeugung der Ergebnisse (in vielen Projekten sind dies häufig Dokumente) gibt, ist bei diesem Ansatz sekundär. Die Reihenfolge der Erstellung der Ergebnisse definiert sich über Produktflüsse und Bedingungen, die mit den Zuständen der Ergebnisse verknüpft sind. Beispiel: Erst wird das Lastenheft erzeugt, dann das Pflichtenheft.

Herausforderungen bei Workflows

Es gibt verschiedene Herausforderungen bei der Definition und Nutzung von Workflows:

Der Detaillierungsgrad – in der Praxis gibt es die Tendenz, jede Kleinigkeit in einem Workflow festzulegen, so dass diese schnell an Umfang und Detaillierung gewinnen. Doch was ist der für eine Organisation passende Detaillierungsgrad? Eine schrittweise Definition mit einem regelmäßigen praktischen Abgleich der Realität kann hier hilfreich sein.

Die Unvorhersehbarkeit – nicht alle Aspekte in Projekten lassen sich vorhersehen. Und das sollten sie auch nicht, denn sonst müsste der Detaillierungsgrad und der Umfang des Workflows entsprechend steigen. Wichtig ist also auch beim Arbeiten mit einem Workflow zu wissen, dass auch unvorhergesehene Ereignisse eintreten können, so dass dann ein Abweichen vom geplanten Ablauf notwendig werden kann.

Die Veränderung – ständig ändern sich in Projekten die Anforderungen, die Regeln, die betroffenen Mitarbeiter. So können leicht Diskrepanzen zwischen dem Workflow-Modell und der Workflow-Instanz, also zwischen der Beschreibung des idealtypischen Ablaufs und der konkreten, praktischen Anwendung kommen.

Die Transparenz  – wenn Sie mit einem Workflow arbeiten, erkennen Sie leicht, welcher Mitarbeiter an welchem Arbeitspaket arbeitet und welcher Mitarbeiter genau auf dieses bearbeitete Arbeitspaket wartet. Eine solche Transparenz wird nicht natürlicherweise von jedem Mitarbeiter als Vorteil angesehen. Sie kann dazu führen, dass sich Mitarbeiter besonders absichern wollen und die „Schuld“ oder „den schwarzen Peter“ an andere Kollegen weiterschieben wollen.

Idealerweise definieren Sie einen Workflow, der die Zusammenarbeit im Projekt fördert und gleichzeitig zu den Projektmitarbeitern oder den Angestellten im Unternehmen – auch im Sinner der Motivation und der Eigenverantwortung – passt.

Wie nutzen Sie Workflows im Projektmanagement?

Nicht jeder Workflow passt zu jedem Projekt. Die Arbeitsschritte beim Bau eines Hauses, bei der Entwicklung einer Rakete oder beim Umzug von einem Gebäude in ein anderes sind einfach zu verschieden. Damit Sie gleichartiges auf gleichartige Weise organisieren können, empfiehlt sich die Definition von Projektarten. Und pro Projektart gibt es dann einen festen Workflow, evtl. mit einigen Optionen für besondere Herausforderungen. Und selbst wenn verschiedene Unternehmen in denselben Branchen aktiv sind, werden sich die Workflows der Firmen voneinander unterscheiden, denn die Arbeitsweisen in Organisationen werden stark durch die vorhandene Kultur, die Form der Kommunikation und Zusammenarbeit, sowie interne und externe Regeln bestimmt.

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Sie kennen Ihren Arbeitsablauf, haben die beteiligten Rollen oder Akteuren definiert, wissen welche Aktivitäten in welchen Reihenfolgen wie häufig und mit welchen Bedingungen durchgeführt werden sollen – und nun? Dokumentieren Sie Ihren Workflow, publizieren Ihre Workflow-Beschreibung irgendwo in einem Wiki-System? Workflows so zu dokumentieren ist nicht verkehrt, aber die Wahrscheinlichkeit, dass sich der dokumentierte Workflow vom tatsächlich gelebten Projekt-Workflow unterscheidet ist groß. Wenn Sie durch das definierte Arbeiten in einem Workflow die gewünschten Vorteile nutzen wollen, sollten Sie sich Gedanken machen, wie Sie mit einem Workflow-Management-System, einer Prozessmanagement-System oder einer Projektmanagement-Software den Ablauf am Arbeitsplatz Ihrer Projektmitarbeiter konkret unterstützen.

Ein wichtiger Aspekt beim Arbeiten mit Workflows im Projektmanagement ist die Berücksichtigung der vorhandenen Infrastruktur. Für viele Disziplinen sind häufig Speziallösungen vorhanden. Anforderungen werden in einer Anforderungssoftware verwaltet, Projekte mit klassischen Gantt-Charts geplant und Projektanträge in einer separaten Tabelle gepflegt. Ist das die beste Lösung? Oder stellen Sie sich auch manchmal folgende Fragen?

  • Wer pflegt die vielen Schnittstellen zwischen den Tools für die Interaktion der einzelnen Disziplinen?
  • Wie bringen Sie den Anwendern so viele verschiedene Tools, Begrifflichkeiten und Bedienkonzepte bei?
  • Wie gelingt eine Automatisierung von Abläufen?
  • Und wer soll das alles bezahlen?

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Und wie geht es jetzt mit dem Workflow in Ihrem Projekt weiter?

Wenn Sie einen Workflow definiert haben, Sie also wissen, welche Rollen bzw. Bearbeiter, was tun und dabei welche Ergebnisse produzieren, und Ihnen die Abhängigkeiten sowohl inhaltlich als auch zeitlich klar sind, wie gehen Sie jetzt vor? Sie könnten Ihren Workflow bis ins letzte kleine Detail dokumentieren. Oder aber Sie nutzen eine Software, mit der Sie die Bedürfnisse der Bearbeiter in den Mittelpunkt stellen. Mit der Sie die Vorteile Ihres Workflows für Ihr Projektmanagement nutzen können. Eine Software, die mit der Sie möglicherweise Schritt für Schritt vorhandene Schnittstellen reduzieren können und schauen, wie die geplanten Workflows in Ihrer Projektrealität funktionieren.

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