Flight Levels für mehr Business Agilität – toolunterstützt abheben

von | 21.02.2022 | objectiF RPM anwenden

Stark umkämpfte Märkte, schnell wechselnde Technologien und verändertes Kundenverhalten haben in vielen Unternehmen zu der Erkenntnis geführt, dass langfristiger Erfolg ohne Business Agilität nicht mehr möglich ist. Und es hat sich inzwischen auch herumgesprochen: Agil wird ein Unternehmen nicht dadurch, dass einzelne Teams in der Entwicklung nach Scrum oder Kanban vorgehen. Diese „lokalen“ Optimierungen führen nicht zum Ziel. Vielmehr muss die gesamte Organisation eine agile Transformation durchlaufen.

Aber warum glückt diese Transformation häufig nicht? Die Gründe dafür mögen individuell sehr verschieden sein. Oft gehören jedoch dazu: unaufgelöste Abhängigkeiten zwischen Teams und Produkten, unvollständige Value Streams, also Prozesse zur Wertgenerierung, und nicht zuletzt ein von der agilen Umsetzung abgekoppeltes strategisches Portfoliomanagement.

Für einen erfolgreichen Weg von der Strategie bis zu ihrer Umsetzung hat Klaus Leopold vor einiger Zeit das Denkmodell der Flight Levels vorgeschlagen, siehe [1].

Drei Flight Levels – fünf Aktivitäten

Das Flight Level Modell wählt die Analogie zu den Flughöhen in der Luftfahrt. Das Modell soll dabei helfen, die Punkte innerhalb einer Organisation zu finden, die verändert werden müssen, um die angestrebte Agilität zu erreichen.

Die verschiedenen Flight Levels sind mit verschiedenen Flughöhen verbunden. Von der Flughöhe hängt ab, was man aus einem Flugzeug heraus erkennen kann. Oder anders formuliert: Die Flughöhe bestimmt den Detaillierungsgrad, der jeweils wahrgenommen werden kann. Bezogen auf eine Organisation unterscheidet das Flight Level Modell drei Ebenen:

Flight Level 1 – die operative Ebene

Im Tiefflug geht es über die Teamebene. Hier entstehen in täglicher Arbeit Produkte und Services. Zu den Methoden und Techniken der Teams macht das Flight Level Modell keine Vorgaben. Egal wie die Teams arbeiten und wie gut sie sich intern organisieren, um Werte für Kunden zu schaffen, müssen sie kooperieren. Dabei können die Teams durch Abhängigkeiten untereinander ausgebremst werden. Um Abhängigkeiten zu erkennen, ist der Blick von einer höheren Warte nötig. Steigen wir also auf in die nächste Flughöhe.

Flight Level 2 – Koordination

Auf dieser Ebene werden die Wertströme, an denen mehrere Teams arbeiten, ganzheitlich betrachtet. Koordination der Zusammenarbeit, Kommunikation und Abstimmung der Beteiligten ist Gegenstand dieser Ebene. Die Entwicklung neuer oder die Änderung bestehender Produkte und Services kann Einfluss auf andere Produkte und Services des Unternehmens haben. Wertströme besitzen Abhängigkeiten. Sie sichtbar zu machen und zu steuern ist ebenfalls Gegenstand dieser Ebene. (Der Autor spricht hier von operativem Portfoliomanagement.)

Flight Level 3 – die strategische Ebene

Jetzt setzen wir zum Steigflug an – in die Gefilde des Topmanagements, seiner Vision und der strategischen Themen, mit denen das Unternehmen im Wettbewerb bestehen will. Folgende Fragen stehen hier im Mittelpunkt: Welche strategischen Themen sollen in Angriff genommen, welche Ziele erreicht werden? Wo liegt also der Fokus, worauf will sich das Unternehmen konzentrieren? Um welchen Zeithorizont geht es, z.B. die nächsten 5 Jahre, 3 Jahre, ein Jahr oder die kommenden Monate? Welche Value Streams also Wertströme müssen dazu realisiert werden und welche konkreten Initiativen bzw. Projekte müssen dafür aufgesetzt werden? Welche konkreten Aktionen sind zu planen und auf den Weg zu bringen? Und schließlich: Wie soll das Erreichen der Ziele gemessen werden? Eine häufig auf dieser Ebene eingesetzte Technik ist Objectives and Key Results (OKR) (siehe z.B. [2] oder kurz und knapp [3]).

Fünf Aktivitäten auf jedem Level

Um zu erreichen, dass eine Organisation als Ganzes agiler wird, also nicht nur lokale Optimierungen stattfinden, müssen auf jedem Flight Level fünf Aktivitäten durchgeführt werden – und zwar unabhängig vom Level immer die gleichen:

Prozess von agilen Entwicklungsteams auf Flight Level 1

Abb. 1: Dieser Prozess ist agilen Entwicklungsteams auf Flight Level 1 vertraut: Aufgaben visualisieren, gemeinsam planen, in täglichen Stand-up Meetings kommunizieren, u.a. Velocity messen, Retrospektiven durchführen und daraus Konsequenzen ziehen. Aber auch die Beteiligten auf Level 2 und 3 sollten die dargestellten fünf Aktivitäten immer wieder durchlaufen – für eine kontinuierliche Verbesserung ihrer Prozesse

Folgende 5 Aktivitäten:

  • Die Situation visualisieren

Hier geht es um das Sichtbarmachen der Arbeit, von Abläufen und Tätigkeiten z.B. mit Hilfe von Boards

  • Einen Fokus schaffen

Alles ist wichtig, aber manches ist eben doch wichtiger. Hier werden Prioritäten gesetzt, sodass sich die Beteiligten auf eine spezielle Menge an Arbeit fokussieren können, die nach und nach zu erledigen ist.

  • Regelmäßig kommunizieren

Ohne Kommunikation geht es nicht. Sie ist notwendig, um sich abzustimmen, Abläufe zu koordinieren, Zuständigkeiten zu klären, Arbeitsinhalte festzulegen, Fortschritt und Qualität zu bewerten – auf und auch zwischen den Flight Levels. Die Visualisierung bildet eine Basis für die Kommunikation.

  • Den Fortschritt messen

Es müssen die Metriken und Messzeiträume bestimmt werden, die für die Organisation relevant sind. Nicht alles, was messbar ist, bringt nützliche, in Verbesserungen umsetzbare Erkenntnisse darüber, ob das Richtige im richtigen Umfang, in hoher Qualität und mit angemessener Geschwindigkeit getan wurde.

  • Verbessern

Und schließlich müssen die erkannten Verbesserungschancen in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden, bevor der Zyklus erneut beginnt …

Das Flight Level Modell und objectiF RPM

Die Arbeit agiler Teams ist bei zunehmendem Umfang der Projekte heute nicht mehr ohne Toolunterstützung denkbar. Die Unternehmenssoftware objectiF RPM hat einen weitergehenden Anspruch: Erklärtes Ziel ist es, die Business Agilität einer Organisation zu unterstützen. Da liegt die Frage nahe: Wenn sich Unternehmen für die Anwendung des Flight Level Modells entscheiden, um als Ganzes agiler zu werden, finden sie dann in objectiF RPM entsprechende Unterstützung? Passen also Denkmodell und Tool zusammen?

Die Voraussetzungen dafür sind schon mal sehr gut: objectiF RPM deckt den gesamten Scope ab, der vom Flight Level Modell betrachtet wird– von der Vision auf strategischer Ebene bis zu den realisierten User Stories auf dem operativen Team-Niveau. Genauer, objectiF RPM reicht

  • vom Lean Portfolio Management, also der Entwicklung strategischer Ziele mit OKR und der Definition der Wertströme
  • über das Program Management (z.B. nach SAFe®) einschließlich der Planung, Steuerung und Koordination mehrerer parallel arbeitender agiler Teams
  • bis zur Unterstützung einzelner Entwicklungsteams, die nach Scrum oder Kanban vorgehen

Die zentrale Frage ist jedoch: Wie steht es um Hilfen bei der Durchführung der fünf Aktivitäten pro Level?

Die Situation visualisieren mit objectiF RPM

Auf allen drei Flight Levels bietet objectiF RPM gleichartige Instrumente zur Visualisierung. Dazu gehören vor allem konfigurierbare Kanban-Boards und vielfältige Diagrammdarstellungen zur Abbildung von Ergebniszusammenhängen und Abhängigkeiten. Außerdem werden auf jedem Level die jeweiligen Planungsstände und Planungsprozesse durch spezielle, ebenfalls konfigurierbare Sichten visualisiert.

Nachfolgend zeige ich Ihnen einige Beispiel für Visualisierungen. Sie stammen vom Flight Level 3. Entsprechende Visualisierungen finden Sie auch auf Level 1 und 2.

Kanban Board für strategische Themen

Abb. 2: Hilfreich beim Sammeln und Entscheiden über die strategischen Themen einer Organisation ist ein Kanban-Board. Ergänzende Informationen liefert eine Übersicht der strategischen Themen mit den zugehörigen Schlüsselergebnissen, an denen das Erreichen der durch die strategischen Themen definierten Ziele gemessen werden soll.

Goal Diagramm für strategische Themen

Abb. 3: Welchem Stakeholder liegt welches strategische Thema besonders am Herzen? Gibt es Konflikte zwischen den strategischen Themen? Welche konkreten Business Epics können aus den strategischen Themen abgeleitet werden? Eine Diagrammdarstellung wie diese visualisiert diese Zusammenhänge und Konflikte. Die hier definierten Business Epics werden im Rahmen der Portfolio-Planung Wertströmen zugeordnet.

Einen Fokus schaffen mit objectiF RPM

Um eine Arbeitsreihenfolge festzulegen, werden in objectiF RPM auf allen Flight Levels Backlogs verwendet. Sie bieten standardmäßig die Möglichkeit zur MoSCoW-Priorisierung und zu einem Ranking. objectiF RPM ermöglicht aber auch, eigene Priorisierungskriterien festzulegen.

Hier ist wieder ein Beispiel auf Level 3:

Portfolio Backlog mit Business Epics

Abb. 5: Dieses Backlog zeigt die aus den strategischen Themen abgeleiteten Business Epics. Sie können hier priorisiert und in eine Rangfolge gebracht werden. Backlogs wie dieses finden Sie in objectiF RPM auf allen Ebenen.

Regelmäßig kommunizieren mit objectiF RPM

Ein Tool kann natürlich nicht dafür sorgen, dass sich Teams regelmäßig zum Beispiel zu morgendlichen Stand-up Meetings treffen. Aber es kann helfen, wenn die Kommunikation durch die Umstände erschwert wird. Wenn beispielsweise Präsenzmeetings nicht möglich sind oder wenn sich die über Standorte verteilten Stakeholder und Teams ohnehin nicht ständig persönlich treffen können. Dann bietet objectiF RPM mit seiner integrierten Kollaborationskomponente die Möglichkeit, Meetings ohne zusätzliche Software online durchzuführen. Dabei können die mit objectiF RPM erstellten Visualisierungen und die entwickelten Ergebnisse direkt verwendet und ggf. bearbeitet werden.

Den Fortschritt messen mit objectiF RPM

Das Angebot an Metriken und Auswertungen in objectiF RPM ist groß und kann zusätzlich anwenderspezifisch erweitert und ausgeprägt werden. Konfigurierbare Dashboards bieten auf allen 3 Levels einen schnellen Überblick über den Arbeitsfortschritt, Mitarbeiterauslastung, Kosten etc. Die verschiedensten Darstellungen – angefangen bei der Portfolio Tree-Map bis zum Burn Up Chart eines Team-Sprints – stehen zur Auswahl.

Dashboard für Flight Level 3

Abb. 7: Diese Auswertung in objectiF RPM ermöglicht, ein Business Epic auf Level 3 bis hin zu den konkreten User Stories und den Team-Sprints auf Level 1 nachzuverfolgen. Jeweils angezeigt wird u.a. der aktuelle Bearbeitungszustand. Und noch etwas zeigt dieses Bild: Es genügt ein Klick, um über Ebenen hinweg zu navigieren.

Das Fazit …

… fällt kurz aus. Das Flight Level Modell und objectiF RPM passen gut zusammen. Sie unterstützen beide dasselbe Ziel: das Erreichen von mehr Business Agilität einer Organisation.

Also: Fly with objectiF RPM.

Und wenn Sie das Tool noch nicht kennen, dann haben Sie hier die Möglichkeit zum kostenlosen Test.

 

Quellen:

[1] Dr. Klaus Leopold: Agilität neu denken. Mit Flight Levels zu echter Business Agilität. 2., aktualisierte und erweiterte Auflage, dpunkt.verlag 2022
[2] John Doerr: OKR: Objectives & Key Results: Wie Sie Ziele, auf die es wirklich ankommt, entwickeln, messen und umsetzen, Vahlen August 2018
[3] https://de.wikipedia.org/wiki/Objectives_and_Key_Results (abgerufen am 17.01.2022)