Anforderungen direkt aus E-Mails erzeugen

von | 30.10.2017 | Requirements Engineering

Anforderungen an ein Software-System ergeben sich ganz schnell. Manchmal in einem Gespräch mit Ihrem Kunden, weil er mal mehr, mal weniger vorsichtig äußert: “Könnten wir das vielleicht auch noch implementierten?” Oder weil Sie ein ungewöhnliches Verhalten des Systems feststellen, z.B. eine Fehlermeldung, die dort nicht hingehört. Fällt es Ihnen selbst auf, dann können Sie einfach eine Anforderung bzw. ein Ticket anlegen. Aber wenn es jemand wie Ihr Kunde oder Kollege ist, der keinen Zugriff auf das System hat und den Fehler per Mail meldet, dann bedeutet es: Sie legen eine neue Anforderung an und übertragen die Informationen aus der E-Mail manuell “per Hand”.

Ist das wirklich so? Nein, natürlich gibt’s dafür auch eine einfachere Lösung: Sie erzeugen direkt aus der E-Mail eine Anforderung, die den Inhalt der E-Mail automatisch enthält. Das geht mit unseren Software-Lösungen in-STEP BLUE und objectiF RPM.

in-STEP BLUE und Outlook: ein perfektes Team

in-STEP BLUE bietet ab der Version 6.1.7 einen Outlook E-Mail-Import, mit dem Sie ganz einfach – per Drag & Drop – E-Mails aus dem Outlook Client in in-STEP BLUE-Projekte aufnehmen. Sie brauchen dafür nur ein Formular, mit dem Sie die E-Mails verwalten können, und ein Importverzeichnis in in-STEP BLUE. Im Formular speichert das Tool dann Informationen wie den Inhalt, Absender und die Anhänge der E-Mail. Es lassen sich auch zusätzliche Informationen dort erfassen.

Anforderung in in-STEP BLUE aus einer E-Mail ableiten

Eine Anforderung wurde in in-STEP BLUE von einer E-Mail abgeleitet.

Mit diesem neuen Feature ist es also in in-STEP BLUE möglich, projektrelevante E-Mails übersichtlich in Formularen zu verwalten oder Tickets, wie im obigen Beispiel, direkt abzuleiten.

Wie genau Sie diese Funktion einrichten, erfahren Sie in den nächsten Wochen in einem weiteren Blog-Beitrag. Dort führen wir die Einrichtung Schritt für Schritt durch.

objectiF RPM und E-Mail-Verwaltung: kein Problem

Auch in unserer Unternehmenssoftware objectiF RPM lassen sich Anforderungen aus E-Mails erzeugen. Dafür brauchen Sie kein zusätzliches Tool wie Outlook: Sie verwalten Ihre E-Mails direkt in objectiF RPM und haben damit Ihr Anforderungsmanagement zentral im Griff.

Startpunkt ist die Einrichtung einer Mailbox in einem Projekt. Für die Konfiguration unterstützt das Tool die gängigen E-Mail-Protokolle IMAP und POP3 sowie Exchange. Es lassen sich dadurch Ihre E-Mail-Konten synchronisieren, d.h. Sie sehen Ihren Posteingang in objectiF RPM. Dann heißt es nur noch für Sie: Wenn Sie eine E-Mail erhalten, für die Sie eine Anforderung anlegen müssen, klicken Sie einfach auf die notwendige Schaltfläche und die Anforderung wird erstellt.

Anforderung in objectiF RPM von einer E-Mail ableiten

Und so sieht eine Anforderung aus, die Sie in objectiF RPM von einer E-Mail ableiten.

Natürlich wird auch hier Betreff sowie Inhalt automatisch als Name und Beschreibung der Anforderung eingefügt und die Original-E-Mail unter Ableitungen referenziert.

Übrigens: Sie sehen dann auch in Ihrem Posteingang, von welchen E-Mails Sie Anforderungen abgeleitet haben und können von dort u.a. Anforderungen weiter verfeinern, einplanen, bearbeiten oder ggf. löschen.

Fazit

Egal, welches Tool Sie nutzen: Sie erstellen Ihre Anforderungen in Sekundenschnelle. Der Ursprung der Anforderungen ist damit ebenfalls gesichert, sodass Sie diese jederzeit zurückverfolgen können. Und natürlich arbeiten Sie dann einfach wie gewohnt im jeweiligen Tool weiter, ordnen den Artefakten Mitarbeitern zu, leiten weitere Anforderungen ab, legen Testfälle an usw.

Hier finden Sie weitere Informationen zum Requirements Engineering und Requirements Management mit objectiF RPM. Oder starten Sie gleich einen kostenlosen Test.

Auch in-STEP BLUE können Sie mit einer kostenlosen Teststellung ausprobieren.