Ihre Fachabteilung benötigt eine neue Software. Die Softwarekategorie ist klar, die konkreten Feature-Wünsche noch nicht. Was hat der Markt für die gewünschte Softwarekategorie zu bieten? Schnell öffnen Sie den Web-Browser und googlen sich eine stattliche Longlist von potentiellen Anbietern zusammen. Alle Anbieter beschreiben ihre Produkte ausschweifend und geben Ratschläge, worauf bei der Softwarekategorie besonders zu achten ist. Das ist erst einmal nicht schlecht. Wie trennen Sie nun die Spreu vom Weizen? Und wie kommen Sie überhaupt zu einer bewerteten Feature-Wunschliste Ihrer Fachabteilung, die es ermöglichen soll, das richtige System auszuwählen?
Als Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes sind Sie gehalten, Produkte und Dienstleistungen durch ordentliche Ausschreibungen zu beschaffen. Das Vorgehen der Beschaffung ist somit klar:
- Ausschreibungsunterlagen erarbeiten
- Ausschreibung veröffentlichen
- Angebote einsammeln
- Angebote bewerten
- Zuschlag erteilen
Klingt erst einmal einfach, bedeutet aber auch viel Arbeit. Und gerade die beiden Punkte “Ausschreibungsunterlagen erarbeiten” und “Angebote bewerten” haben es in sich. Wie können Sie diese trotzdem effizient bewältigen?
Die Ausschreibung beginnt mit dem Requirements Engineering
Wer interessiert sich für die Software? Wer soll sie einsetzen? Was soll mit der Software erreicht werden? Wie hängen die Wünsche an die Software zusammen und wie kann sichergestellt werden, dass die zukünftige Software diese Wünsche auch erfüllt? Schon sind wir beim schönen Thema Requirements Engineering. Im Rahmen einer Ausschreibung ist das Ziel des Requirements Engineerings erst einmal, ein Lastenheft zu erarbeiten. Als Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen vermittelt es den Softwareanbietern, was die zukünftige, gewünschte Lösung bieten soll. Lastenheftinhalte werden heute oftmals immer noch mittels MS Word bzw. MS Excel erarbeitet. Erleichtern diese Tools wirklich Ihre Arbeit?
Wie man heute effizient und qualitativ hochwertig Anforderungen analysiert, beschreibt und verwaltet, lässt sich in vielen Büchern nachlesen. Alternativ und sicher weniger zeitaufwändig ist die Teilnahme an einer IREB CPRE-Schulung, die man mit einer Zertifizierungsprüfung auch abschließen kann. objectiF RM ist eine Softwarelösung, die genau die vermittelten Methoden der gerade bestandenen IREB-CPRE-Prüfung (Certified Professional for Requirements Engineering) unterstützt. Mit dem Tool können Sie
- Anforderungen textuell oder grafisch aufnehmen und näher beschreiben
- Anforderungen in Beziehung setzen und Zusammenhänge nachvollziehen
- Anforderungen einen Review unterziehen
- Anforderungsdokumente wie Lastenhefte per Klick erzeugen
Darüber hinaus lassen sich auch Angebotsbewertungen über das integrierte Testmanagement nachvollziehbar durchführen.
Der Weg zum Lastenheft
Wie gehen Sie also Schritt für Schritt bis zum Lastenheft vor? Hier eine kleine Anleitung:
Schritt 1: Stakeholder ermitteln und erfassen
Um die passende Lösung zu finden, müssen Sie sich Fragen stellen wie: Wer soll die Software verwenden? Wer konfiguriert und pflegt sie? Und wer entscheidet überhaupt, was gewählt wird? Kurz um: Sie müssen diejenigen Personen ausfindig machen, die an der Software interessiert sind. Für diesen Zweck führen Sie eine Stakeholderanalyse durch.
Zum Beispiel gibt es da Ihre Kollegin Frau Bunt, die immer eine Hand voll hat, weil sie den Großteil ihrer täglichen Arbeit mit dem Telefon klären muss oder eine Kaffeetasse hält. Sie klickt schnell und gern, arbeitet daher weniger mit der Tastatur oder Shortcuts. Auch die neue Software sollte ihr intensives Klickverhalten unterstützen. Frau Bunt und andere Stakeholder mit ihren Zielen können Sie in objectiF RM in Formularen und Diagrammen festhalten, z.B. in einem Zieldiagramm.
Schritt 2: Use-Case-Analyse durchführen
Um zu wissen, wie die Zielgruppe mit der Software umgehen wird, lohnt sich die Beschreibung von Anwendungsfällen. Frau Bunt ist z.B. eine Anwenderin der neuen Software und will damit ihre Arbeitszeit erfassen. Also hebt sie ausschließlich für die Eingabe der Zahlen ihre Hand von der Maus und tippt die Nummern ein. Wer genau außer Frau Bunt mit dem System interagiert und welche Anwendungsfälle sie durchführen, können Sie schön in einem Use Case-Diagramm darstellen.
Schritt 3: Anforderungen erfassen und durch ein Review laufen lassen
Wenn Sie wissen, was die Zielgruppe mit dem neuen Softwaresystem durchführen möchte, lassen sich Anforderungen ableiten. Gerade hier müssen Sie präzise sein, denn nur durch eine klare und vollständige Spezifikation erhalten Sie auch das, was sie brauchen. Aber wie gelangen Sie zu diesem Ziel? Um die Qualität Ihrer Anforderungen sicherzustellen, lassen sich Reviews mit objectiF RM durchführen. Dadurch können Sie Ihre Kollegen z.B. durch eine E-Mail benachrichtigen lassen, dass eine Anforderung für eine Qualitätskontrolle bereitsteht. Sind diese mit dem aktuellen Zustand zufrieden, stimmen sie der Anforderungsbeschreibung zu. Andernfalls können Ihre Kollegen Kommentare hinterlassen. Dadurch wird Ihre Anforderungsspezifikation klar und vollständig.
Schritt 4: Anforderungsspezifikation als Dokument erstellen
Das Dokument für das Lastenheft können Sie mit objectiF RM am Ende einfach aus Ihren Inhalten generieren – immer mit demselben Layout, inkl. eines Deckblatts, Glossars, Abbildungs- und Tabellenverzeichnisses. Natürlich lässt sich die Struktur und das Design der Dokumente an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Mit einem Klick ist das Lastenheft generiert, z.B. als PDF (zum Vergrößern auf das Bild klicken).
Der Weg zur Abnahme
Ziel ist es, später die vertraglich vereinbarten Leistungen des Auftragnehmers zu überprüfen und einzufordern. Die Leistung können Sie aber nur überprüfen, wenn Sie klar definieren, wann eine Anforderung erfüllt ist.
Schritt 1: Akzeptanzkriterien definieren und Testfälle erstellen
Wann eine Anforderung erfüllt ist, spezifizieren Sie in Akzeptanzkriterien. Stellen Sie sich erst einmal eine Liste vor, auf denen Sie die Kriterien abhaken. Diese Kriterien formulieren Sie als Testfälle aus, um Schritt für Schritt eine Funktion testen zu können. Sie sollten also bereits während der Erfassung der Anforderungen geeignete Testfälle ableiten und sie miteinander verbinden, z.B. visuell in einem Anforderungsdiagramm. Erst dann steht Ihre Grundlage, um die Ausschreibung mit sicheren Gewissen zu beginnen.
In Diagrammen wie dem Anforderungsdiagramm können Sie schnell Anforderungen mit den dazugehörigen Testfällen verbinden.
Schritt 2: Akzeptanztests durchführen
Sie haben das Lastenheft zur Ausschreibung herausgegeben und einige Wochen später melden sich zwölf Anbieter. Sie können bereits jetzt prüfen, inwieweit die Angebote Ihre Anforderungen erfüllen. Legen Sie in objectiF RM einfach ein Test Set, das Ihnen alle Tests als Einheit zusammenfasst, für jedes Angebot an. Dann vergleichen Sie Ihre definierten Testfälle mit den angebotenen Lösungen und hinterlegen Sie in den Test Sets die Ergebnisse. Eine Anforderung ist unzureichend erfüllt? Setzen Sie den Test auf fehlgeschlagen. Passiert das bei vielen Tests, ist das ein guter Indikator, doch lieber über ein anderes Angebot nachzudenken. Natürlich lassen sich solche Test Sets auch später anlegen und durchführen, wenn Sie sich für eine Lösung entschieden haben, Prototypen erhalten oder die Endabnahme durchführen müssen.
Legen Sie ein Test Set für jeden Anbieter an und prüfen Sie die Angebote.
Fazit
Das Lastenheft für die Ausschreibung – also das Dokument, das Sie am Ende in den Händen halten – ist Ihre geringste Sorge. Denn das können Sie sich ganz einfach aus den Projektinhalten wie Ihren erfassten Anforderungen zusammenstellen und als PDF oder Word-Datei generieren. Vielmehr steckt die Arbeit darin, eine Grundlage für die Anforderungsspezifikation zu schaffen und die Anforderungen präzise zu erfassen – inklusive der sie prüfenden Testfälle. objectiF RM bietet Ihnen dafür Hilfsmittel wie Diagramme, Formulare und einen Workflow für Reviews. Gleichzeitig lassen sich mit dem integrierten Testmanagement Prototypen testen und später die Abnahme durchführen. So erhält auch Frau Bunt die passende Software-Lösung.
Wollen Sie mehr wissen? Wie wäre es mit einer Live-Vorführung von objectiF RM?
Wenn Sie an den Grundlagen für Requirements Engineering interessiert oder bereits Experte sind, der sein Wissensschatz erweitern will, dann melden Sie sich gleich für unsere IREB CPRE-Schulungen (Foundation und Advanced Level) an.