Agiles Projektmanagement mit Toolzoo – Wirklich?

von | 20.01.2020 | Allgemein

Kennen Sie das auch? Sie sind Mitarbeiter im Produkt Management und sollen sich schon wieder mit einer Software zur Projektplanung vertraut machen. Sie arbeiten im Controlling und fragen sich, wieviele Tools sie noch bestellen sollen, damit Ihr Unternehmen effizienter wirtschaftet. Oder sind Sie zufällig im IT-Bereich tätig und verbringen die meiste Zeit mit der Erstellung und Anpassung von Schnittstellen anstatt Prozesse und Technologien zur Optimierung einzuführen? Wir alle wollen agil arbeiten, um auf dynamische Änderungen am Markt schnell zu reagieren und eine Unternehmensphilosophie leben, die „lean“ ist – und dann erwischen wir uns in einem Meeting bei der Einführung der 12. Speziallösung?
Stellen Sie sich mal vor…

Schöne, neue Welt – Die „Eine“ für Alles

Wir haben den 20. Januar 2020, es ist 7.30 Uhr. Ein kühler, jedoch auch sonniger Montagmorgen beginnt. Die Supportabteilung eines Software-Unternehmens fährt den Rechner hoch, da geht der Anruf eines besorgten Kunden ein. Herr Schmidt hat es sich aufgrund seiner Kundensituation kurzfristig anders überlegt und möchte, dass Feature D vor Feature A umgesetzt wird. Das bisher gering priorisierte und „grob beschriebene“ Feature soll nun im bevorstehenden Sprint realisiert werden. Dazu muss der Requirement Engineer aktiv werden und das Feature mit dem Product Owner durch Verfeinerung in kleinere Stories genauer spezifizieren. Im nächsten Schritt wird eine Aufwandsschätzung durchgeführt und die Planung verändert. Schließlich werden die neuen Stories im Backlog bereitgestellt und die Teams finden ihre neu eingeplanten Aufgaben übersichtlich dargestellt auf einem Kanban Board. Der Mitarbeiter im Support vermerkt im Ticket die geänderte Priorisierung und widmet sich danach anderen Aufgaben. Zur Mittagszeit kann Herr Schmidt von seinem Rechner aus über den Web Client sein neu priorisiertes Feature und die dazugehörigen Stories nachverfolgen.
Ein immer noch ruhiger Montagmorgen – dank einer Lösung für Support, Requirement Engineering, Entwicklung und Produkt Management.

Back to reality – Datensilos bremsen den Workflow

Das eben beschriebene Szenario ist leider selten Realität. Oft bringen neue Führungskräfte favorisierte Softwareideen für ihre Abteilung mit. In der „Elefantenrunde“ wird das „Best of Breed“, also die bestmögliche Software-Lösung für den Unternehmensbereich besprochen und diese sogenannte „Insellösung“ in das Unternehmen integriert. Es finden Anwender-Schulungen statt, das IT-Personal ist mit der Verknüpfung an die bereits bestehenden Softwareprogramme beschäftigt. Die neue, auf einen Bereich spezialisierte Software nimmt nun Daten auf, die eigentlich mit anderen Daten in Zusammenhang stehen. Mit der Zeit entwickeln sich in den einzelnen Abteilungen die unbeliebten „Datensilos“. Eigentlich sind die Daten miteinander verknüpft, doch aufgrund des gewachsenen „Toolzoos“ wird viel Zeit darauf verschwendet, alles abzugleichen.
Aus einem einfachen Änderungswunsch von Herrn Schmidt wird mit unterschiedlichen Speziallösungen ein umfangreicher und zeitaufwendiger Prozess. Immerhin müssen mehrere Softwareprogramme dazu geöffnet werden. Weiterhin muss die reibungslose Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen sichergestellt sein, wenn die Daten nicht miteinander verknüpft sind. Schnell kann ein fehlender Zusammenhang zu einem Informationsleck führen und die weitere Bearbeitung durch eine andere Abteilung ist gefährdet. Eine durchgängige Nachvollziehbarkeit in Projekten ist mit Insellösungen nur schwer zu gewährleisten.

In dieser „Welt“ beginnt ein Montagmorgen alles andere als ruhig, wenn Herr Schmidt anruft.

Agiles Projektmanagement mit integriertem System

Unternehmen streben nach Optimierung damit die Teams effizient zusammenarbeiten und zeitnah kundenorientierte Lösungen auf den Markt bringen. Um schnell auf Änderungen des Marktes zu reagieren, werden agile Vorgehensweisen eingeführt. Doch ist es sinnvoll, wenn jedes Team für sich entscheidet, welches Tool im Einsatz sein soll? Ist es noch „lean“ zwölf verschiedene Speziallösungen im Einsatz zu haben? Im Sinne der Agilität und der Skalierung ist das A und O zur Optimierung des Value Streams zeit- und kostenintensive Verzögerungen aufzudecken und zu beseitigen.
Dann werfen Sie doch mal einen Blick auf Ihre eingesetzten Umgebungen und einer Möglichkeit diese zu verschlanken. Eine Software, die nahezu alle Bereiche im Unternehmen abbildet und vernetzt, hat zahlreiche Vorteile auf verschiedenen Ebenen. Sie entlasten den Mitarbeiter, der nur ein Tool für seine Arbeit nutzt und nicht drei verschiedene Softwareprogramme bedienen muss. Sie fördern die Transparenz der Abteilungen untereinander, da die Daten zusammenhängen und eine Änderung für alle sofort sichtbar und bearbeitbar ist. Gerade bei der Entwicklung komplexer Produkte, an dem viele Teams zusammenarbeiten, ermöglicht eine einheitliche Systemlandschaft Agilität oder macht sie sogar erst möglich. Weiterhin geben Sie Ihren Business Analysten die Möglichkeit, projektübergreifende Verbesserungen im Sinne des Multiprojektmanagements durchzuführen. Denn erst durch das Management mehrerer Projekte mit einem Tool, ist eine Auswertung untereinander und die Ableitung zukunftsorientierter Verbesserungsmaßnahmen, möglich.

Eine homogene IT-Landschaft – Worauf ist zu achten

Natürlich, die Implementierung einer Komplett-Lösung birgt auch Risiken. Daher sollten Sie sich vor dem Kauf einer integrierten Softwarelösung intensiv mit der Auswahl beschäftigen. Was gilt es zu beachten?

Kompetenz

Wenn eine IT-Lösung ein ganzes Unternehmen unterstützt, ist es wichtig, dass die Software ausgereift und funktionell breit aufgestellt ist. Sie können Unsicherheiten bezüglich Stabilität und Pflege vermeiden, wenn die Komplett-Lösung schon einige Jahre auf dem Markt ist und bereits durch andere Kundenanforderungen „wachsen“ und sich verbessern, durfte. Schauen Sie sich die Historie des Herstellers an und lesen Sie Erfahrungsberichte, falls vorhanden. Im Falle einer homogenen IT-Landschaft ist eine vertrauensvolle Partnerschaft zu dem Softwarehersteller sehr wichtig.

Erreichbarkeit

Gerade zu Beginn der Implementierung gibt es viele Fragen. Hier sollte der neue Partner mit Rat und Tat zur Seite stehen. Doch auch im späteren Verlauf, ist es beruhigend einen Hersteller zu haben, der für alle Fragen ein „offenes Ohr“ hat. Prüfen Sie daher, welche Möglichkeiten der Erreichbarkeit (Mail, Telefon, persönliches Gespräch) vorhanden sind und wo der Sitz der Support Abteilung ist. Es ist schwieriger, Unterstützung zu erhalten, wenn der Hersteller aufgrund eines weit entfernten Standortes in einer anderen Zeitzone lebt.

Flexibilität

Gerade wenn eine Komplettlösung breit aufgestellt ist, sollte sie durch das Unternehmen gut anpassbar sein. Spezielle Konfigurationen müssen im ersten Schritt einfach durch den Anwender realisiert werden können. Bei weitergehenden Wünschen, die nicht per Mausklick umsetzbar sind, sollte der Partner flexibel sein und zeitnah Lösungen anbieten.

Fazit

Wir alle wollen agiler werden und teamübergreifend hocheffizient zusammenarbeiten, um kundenorientierte Lösungen zeitnah am Markt bereitzustellen.
Dafür müssen wir die gesamte Wertschöpfungskette regelmäßig betrachten und optimieren. Drum prüfen Sie Ihre verwendeten Softwaresysteme und Tools auf Agilität und Effizienz, um Nachteile eines vorhandenen Toolzoos zu vermeiden. Und wenn Sie die „Eine für alles“ haben möchten, schauen Sie nicht nur auf die Features der Software, sondern auch auf den potentiellen Partner. Denn für eine erfolgreiche Einführung und Nutzung eines Softwaresystems in mehreren Bereichen des Unternehmens, ist eine langfristige und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Hersteller entscheidend.