Videokonferenz-Etikette – für ein gutes Miteinander

Mit dem Begriff Etikette verbinden wir Regeln für gutes Benehmen. Sie sollen uns helfen, die Erwartungen an Verhaltensweise zu erfüllen, die in unserem sozialen Umfeld gelten. Das Wort stammt aus dem Französischen und bedeutet ursprünglich „angeheftetes Zettelchen“. Ein solches – so erfahren wir bei Wikipedia – mussten Adlige am französischen Königshof tragen. Darauf wurde der Rang der Person vermerkt. So war für jeden ersichtlich, wer wen auf welche Weise grüßen musste.

Im Umgang mit angehefteten Zetteln sind wir in der IT ja geübt – zumindest im agilen Umfeld. Aber wie sieht es mit der Etikette aus? Wie verhalten wir uns, wenn wir uns online treffen? Für die meisten von uns fühlen sich Videokonferenzen immer noch ungewohnt an. Mit Ausnahme derjenigen vielleicht, die in oder mit großen, verteilten Organisationen oder Teams arbeiten. Für sie ist die virtuelle Zusammenarbeit schon länger alltäglich. Aber auch die Einhaltung der Videokonferenz-Etikette?

Nachfolgend habe ich einige Regeln zusammengestellt, die das Miteinander im virtuellen Konferenzraum für alle angenehmer machen.

Beginnen wir mit den 3 absoluten …

No-Gos

• Kamera nicht einschalten. Wir sprechen hier von Video- nicht von Telefonkonferenzen. Ein großer Teil der Kommunikation läuft über Körpersprache. Sie ist bei Videokonferenzen auf Mimik und Gestik begrenzt. Mit dem Avatar bzw. Foto eines Teilnehmenden „zu kommunizieren“ bedeutet, auch darauf noch zu verzichten. Die ausgeschaltete Kamera ist für alle anderen Teilnehmenden äußerst unerfreulich und nur entschuldbar, wenn ein unvorhergesehenes technisches Problem die Ursache ist.
• Es sich auf dem Sofa bequem machen. Alles ganz easy, alles ganz locker? Wenn es um inhaltliche Klärungen, fachliche Weichenstellungen, Aufgabenverteilung, Finanzen, personelle Entscheidungen geht, dann ist diese Haltung äußerst respektlos gegenüber den Teilnehmenden, den Kunden, den Stakeholdern, etc. Sie signalisiert Geringschätzung für den Job und das Unternehmen.
• E-Mails checken oder schreiben, auf dem Smartphone spielen oder andere Apps nutzen. Das Signal, das von diesen Aktionen ausgeht, ist leicht zu deuten: Was ihr da besprecht, ist mir egal. Es langweilt mich.

Denken Sie daran: Bei einer Videokonferenz befinden sich in einem öffentlichen Raum. Sehen wir uns einige Regeln an, die nützlich sind, um sich dort richtig „in Szene zu setzen“.

Ton, Kamera und Licht

• Ein Bildschirm für eine Person. Das sollte selbstverständlich sein.
• Wählen Sie für Ihre Konferenzteilnahme einen ruhigen Ort aus.
• Hintergrundgeräusche lassen sich nicht abstellen? Dann verwenden Sie ein Headset, um sie für sich zu minimieren. Außerdem erkennen Kollegen und Kolleginnen bzw. Familienmitglieder, falls Sie im Homeoffice arbeiten, am Headset, dass Sie in einem Meeting sind.
• Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Hintergrundgeräusche in Ihrem Umfeld die anderen Teilnehmenden stören könnten.
• Schalten Sie Ihr Mikrofon während der Konferenz auch dann stumm, wenn Sie längere Zeit einem Redebeitrag zuhören.
• Aber: Die Entscheidung, wie die Mute-Funktion benutzt werden soll, liegt grundsätzlich beim Moderator bzw. der Moderatorin. Wenn lebhaft diskutiert werden soll, macht das ständige An- und Abschalten der Mikrofone keinen Sinnen.
• Stellen Sie Ihren Schreibtischstuhl so ein, dass Sie aufrecht und bequem vor dem Bildschirm sitzen. Positionieren Sie die Kamera so, dass Sie gerade in die Kamera schauen – nicht von oben (herab) oder von unten. Die Kamera sollte also auf Augenhöhe stehen. Auf den Kamerabild sollte über Ihrem Kopf etwa eine Handbreit Platz bis zum oberen Rand sein.

• Schauen Sie sich vor der Videokonferenz den Bildausschnitt der Kamera genau an. Ob im Büro oder im Homeoffice: Pizzakartons, Teller mit Essensresten, halbleere Cola-Flaschen, eingetrocknete Kaffeebecher will und soll niemand sehen.
• Wählen Sie einen geeigneten Hintergrund: Er sollte ruhig und flächig sein, damit er nicht ablenkt. Also kein Foto einer aufregenden Urlaubs-Location. Nein, auch nicht das – gefühlt millionste – Bücherregal in irgendeiner Bibliothek. Und keine Action Cam Aufnahmen.
• Sorgen Sie für gutes Licht. Setzen Sie sich nie so hin, dass sich hinter Ihnen ein Fenster oder eine andere Lichtquelle befindet. Sonst erscheinen Sie als Schattenriss im Kamerabild. Für gutes Licht empfiehlt sich eine Lampe hinter der Kamera. Ringleuchten eigenen sich gut. Sie können die Kamera innerhalb des Lichtrings montieren. Außerdem lassen sich sowohl die Beleuchtungsstärke als auch die Farbtemperatur des Lichts bei einer Ringleuchte einzustellen.

• Besser als eine Ringleuchte sind zwei, jeweils eine rechts und links hinter der Kamera. Damit erreichen Sie am besten, dass keine unvorteilhaften Schatten auf Ihr Gesicht fallen.

Vor der Videokonferenz

• Bereiten Sie sich inhaltlich vor: Lesen Sie die Agenda.
• Versorgen Sie sich mit Kaffee, Tee oder Erfrischungsgetränken. (Denn es kann dauern!)
• Testen Sie die Tools und Anwendungen, die Sie im Verlauf der Konferenz benutzen und ggf. teilen wollen. Sind alle aktualisiert? Ein Update-Versuch der Software während der Konferenz ist peinlich.
• Schließen Sie alle nicht benötigten Anwendungen, Registerkarten, etc. und schalten Sie vorübergehend alle Benachrichtigungstöne aus.
• Speziell im Homeoffice: Gibt es Geräte, die Bandbreite verbrauchen? Wenn möglich, schalten Sie sie ab (sorry Kids!).
• Und ebenfalls speziell im Homeoffice: Sorgen Sie dafür, dass Sie nicht abgelenkt werden. So leid es mir tut, aber sperren Sie Ihr Haustier aus. Die Katze, die über die Tastatur huscht, mag zwar niedlich sein, wirkt aber nicht professionell auf Auftraggeber, Kunden oder andere Stakeholder.

Ihr Auftritt!

• Speziell im Homeoffice: Kleiden Sie sich – von Kopf bis Fuß! – nach den Regel Ihrer Organisation, also genauso wie für ein Präsenzmeeting. Das macht nicht nur einen professionellen Eindruck. Es hilft Ihnen auch, sich mental auf Arbeit, nicht auf Freizeit einzustellen. Beachten Sie dabei: Kleinteilige Muster oder Glitzer erzeugen Flimmereffekte. Das kennen Sie sicher aus dem Fernsehen. Durchweg schwarze oder schneeweiße Kleidung irritiert die Helligkeitseinstellung der Kamera. Wilde Muster und Farbkombinationen, dicke Schals und auffällige Schmuckstücke lenken von Ihrem Gesicht ab – und dem, was Sie fachlich zu sagen haben. Werfen Sie vor jeder Videokonferenz unbedingt einen prüfenden Blick in den Spiegel.
• Seien Sie pünktlich. Schalten Sie sich lieber ein wenig zu früh in die Konferenz hinein. Testen Sie bei Ankunft den Ton.
• Wenn die Agenda der Konferenz eine Vorstellungsrunde vorsieht, dann reicht es aus, kurz “Hallo” zu sagen, ihren Namen zu nennen und vielleicht noch zu erwähnen, von wo Sie sich zugeschaltet haben.

Ablauf der Videokonferenz

• Für Videokonferenzen ist eine begrenzte Teilnehmerzahl wünschenswert. Bei mehr als 7 Teilnehmenden hat es der Moderator bzw. die Moderatorin schwer, die Konferenz zu leiten.
• Vermeiden Sie es, jemanden zu unterbrechen, wenn er/sie spricht. Stellen Sie Fragen, wenn möglich, nicht direkt, sondern im Chat-Kanal.
• Für teilnehmerstarke Konferenzen: Vereinbaren Sie zu Beginn ein Handzeichen, mit dem signalisiert werden soll, wenn jemand sprechen möchte. Aufgabe der Moderation ist es, auf die Handzeichen zu achten, die Reihenfolge der Sprecher und Sprecherinnen festzulegen und das Wort zu erteilen.
• Sprechen Sie langsam und deutlich. Nutzen Sie Ihre Stimme, um zu betonen, was Ihnen wichtig ist. Variieren Sie dazu Sprechgeschwindigkeit und Lautstärke. Unterstützen Sie das gesprochene Wort mit (sparsamer!) Gestik. Fassen Sie sich kurz.
• Lassen Sie jeden Sprecher und jede Sprecherin wissen, dass Sie zuhören. Wenn Sie den Aussagen zustimmen, dann in die Kamera schauen, lächeln und nicken.
• Klicken Sie am Ende der Konferenz nicht einfach auf „Verlassen“. Verabschieden Sie sich – nach dem Schlusswort des Moderators oder der Moderatorin – auch aus einer konfliktreichen Videokonferenz mit ein paar freundlichen Worten.

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