Der ideale virtuelle Anforderungsworkshop

Mittwoch, 20 Uhr, Online-Meeting: „Hallo miteinander.“ Der Kollege, selbständiger IT-Berater, hat sich zugeschaltet: „Das ist heute meine letzte Videokonferenz. Gefühlt sitze ich schon den ganzen Tag vor der Kamera.“ „Geht mir auch so.“ Das kommt von der Kollegin aus München, Mitarbeiterin eines Finanzdienstleisters. Verzweiflung in der Stimme. Die Kamera hat sie ausgeschaltet: „Ich kann wirklich nicht mehr. Seit Wochen täglich diese endlosen Meetings. Das strengt mich körperlich extrem an!“. „Ja, kann ich nachvol…“, hören wir die dritte Teilnehmerin, Mitarbeiterin eines Energiekonzerns, noch sagen, bis sie abrupt unterbrochen wird: eine Kinderstimme und dann ein blitzschnelles Mute. So sieht reale Zusammenarbeit heute in vielen Branchen aus.

Aber auch das ist Realität: Für überzeugende Produkte, Software und Systeme braucht man gute Anforderungen. Anforderungsermittlung bedeutet eine gemeinsame Anstrengung von Requirements Engineers, Developern, Product Ownern und Stakeholdern. Dafür haben sich Anforderungsworkshops bewährt. Wie kann man sie virtuell so gestalten, dass statt Frust eine produktive Zusammenarbeit entsteht? Darum soll es hier gehen.

Zweck, Gegenstand und Ablauf von Anforderungsworkshops als Präsenzveranstaltung habe ich in einem früheren Beitrag beschrieben. Nicht alles davon ist auf virtuelle Anforderungsworkshops übertragbar. Für das Gelingen eines virtuellen Anforderungsworkshops gibt es zwei Erfolgsfaktoren: die Moderation und die toolseitige Unterstützung. Für letzteres lohnt sich ein Blick in objectiF RPM.

Virtuellen Anforderungsworkshop vorbereiten

Wenn Sie für Ablauf, Organisation und Moderation eines virtuellen Anforderungsworkshops verantwortlich sind, dann ist das Ihre ToDo-Liste:

1. Bestimmen Sie Datum und Uhrzeit des Workshops sowie Gegenstand und Ziele. Welche Ergebnisse sollen erreicht, welche Entscheidungen getroffen werden? Legen Sie eine Agenda an und übernehmen Sie diese Aspekte in den Kopf des Dokuments.
2. Bereiten Sie ggf. eine oder zwei Folien zu vor, mit denen Sie den Workshop einleiten, die Agenda vorstellen und die Ziele darstellen.
3. Bestimmen Sie den Teilnehmerkreis. Klären Sie, wen Sie brauchen, d.h. wer wirklich einen Beitrag dazu leisten kann, die notwendigen Ergebnisse und Entscheidungen herbeizuführen. Denken Sie an die Kosten. Es wird gern argumentiert, dass Online-Meetings kostengünstig seien, da ja die Reisekosten entfielen. Das ist zwar richtig, aber 10 Personen in einem ganztägigen virtuellen Workshop bedeuten immer noch einen Aufwand von 10 Personentagen! Und wer nur am Rande mit Ihrem Projekt zu tun hat, für den ist die Teilnahme vermutlich frustrierend.
4. Planen Sie die Themen, die behandelt werden müssen, um die Ziele des Workshops zu erreichen. Es gilt die einfache Regel: Das Wichtigste zuerst, also bevor die Aufmerksamkeit nachlässt. Schätzen Sie den jeweiligen Zeitbedarf und halten Sie den Ablauf und die benötigten Techniken und methodischen Hilfsmittel (z. B. ein Zieldiagramm, Use Cases, das Product Backlog, eine Anforderungsliste in MS Excel, ein Whiteboard, eine Mind-Map …) in der Agenda fest.

Tipp 1: Meine Beobachtung ist, dass die Aufmerksamkeit in Online-Meetings deutlich schneller nachlässt als in Präsenzveranstaltungen. Da Sie die Körpersprache der Teilnehmenden nur eingeschränkt wahrnehmen können und nicht unbedingt erkennen, wann die Konzentration schwindet, sehen Sie am besten nach jeweils 45 bis maximal 60 Minuten eine kurze Pause vor.

Tipp 2: Für Präsenzworkshops gilt, hin und wieder das Medium wechseln, um die Konzentration anzuregen. Auf die virtuelle Welt übertragen bedeutet das, die Darstellungstechnik zu ändern. Planen Sie solche Wechsel bewusst. Zum Beispiel: Statt Anforderungsliste oder Backlog zu bearbeiten, verwenden Sie doch einmal ein Anforderungsdiagramm, um Zusammenhänge zu klären. Oder teilen Sie Ihre Whiteboard-App, um zwischendurch einmal Ideen zu sammeln. Aber überzeugen Sie sich davon, dass die Software, die Sie per Desktop Sharing im Verlauf des Workshops nutzen wollen, auf Ihrem Rechner auch installiert ist und nicht gerade „ein Update will“.

5. Das kennen Sie sicher: Nach und nach füllt sich der virtuelle Meeting-Raum. Einige sind mit der Einstellung ihrer Technik beschäftigt. Stille breitet sich aus. Planen Sie deshalb eine Warm-up-Phase von 5 bis 10 Minuten vor der offiziellen Eröffnung des Workshops ein, um diese unangenehme Situation aufzulösen. Bereiten Sie sich auf das Warm-up vor.

Tipp: Unter dem Suchbegriff „Warm-ups für Online-Meetings“ finden Sie im Internet zahlreiche Ideen für Übungen und Spiele, um Teilnehmende miteinander bekannt zu machen und eine lockere Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Bei regelmäßig stattfindenden Anforderungsworkshops kennen sich die Teilnehmenden. Planen Sie trotzdem eine Warm-up-Phase ein. Sie dient als Ersatz für die kurzen Gespräche, die die Teilnehmenden von Präsenzmeetings üblicherweise beim Eintreten in den Raum führen oder zuvor in der Teeküche. Macht sich Schweigen breit, lösen Sie es durch Smalltalk auf. Suchen Sie sich vorab dafür Themen aus. Good News aus dem Unternehmenskontext sind immer ein guter Einstieg. Sie können aber ein jahreszeit- oder saisonbezogenes Thema wählen. Manchmal reicht eine einfache Frage in die Runde: „Sind alle mit Getränken versorgt? Bitte die Kaffee- und Teetassen in die Kamera zu halten.“ Es gibt bestimmt das eine oder andere Exemplar oder eine Situation, durch das/die ein Gespräch entsteht.

6. Vergessen Sie bei der Planung der Agenda nicht, dass auch virtuelle Workshops mit dem Festhalten von ToDos und dem Zusammenfassen der Ergebnisse enden. Bereiten Sie ein entsprechendes Ergebnisdokument vor.

7. Laden Sie alle Personen, die am virtuellen Workshop teilnehmen sollen, zum gewählten Termin ein. Fügen Sie die Agenda an der Einladung an.

Virtuellen Anforderungsworkshop mit objectiF RPM vorbereiten

Sie vermissen unter den Vorbereitungsschritten die Auswahl einer Meeting-Plattform, das Planen des Meetings auf der Plattform und Verschicken des Links? Das alles können Sie getrost vergessen, wenn Sie mit objectiF RPM arbeiten.

objectiF RPM bietet Ihnen nämlich nicht nur alles, was Sie für das Requirements Engineering brauchen. Sie können mit objectiF RPM (ab Version 7) auch sehr einfach virtuell zusammenarbeiten. Jeder Teilnehmende hat dabei die Wahl zwischen dem Desktop-Client von objectiF RPM oder der Nutzung des Tools im Browser.

Zur Vorbereitung eines virtuellen Anforderungsworkshops mit objectiF RPM sind nur diese sehr einfachen Schritte nötig:

1. Gehen Sie in das Projekt, um dessen Anforderungen es im Workshop gehen soll. Öffnen Sie dort den objectiF RPM-Messenger. Legen Sie im Messenger mit wenigen Klicks eine Chat-Gruppe an und ordnen Sie ihr alle Personen zu, die am virtuellen Anforderungsworkshop (und ggf. allen folgenden) teilnehmen sollen.
2. Optional: Wenn Sie die Agenda z.B. mit MS Word erstellt haben, legen Sie sie – versionssicher – in einem Verzeichnis von objectiF RPM ab. Dasselbe gilt für die PowerPoint-Datei, die Sie möglicherweise für die kurze Einführung in den Workshop gestaltet haben sowie für MS Excel-Anforderungslisten von Stakeholdern und jedes andere Dokument in diesem Kontext. Anders ausgedrückt: Nutzen Sie objectiF RPM für das Dokumentenmanagement in Ihrem Projekt.

Tipp: Damit Sie das Rad nicht immer neu erfinden, legen Sie in objectiF RPM eine Vorlage für die Workshop-Agenda und das Ergebnisdokument ab.

3. Verschicken Sie die Einladung zum Workshop mit dem zeitlichen Vorlauf, der in Ihrer Organisation üblich ist. Der einfachste Weg: Versenden Sie die Einladung als Nachricht in der Chat-Gruppe. Fügen Sie die Agenda in die Nachricht einfach per Drag& Drop als Link ein. Wenn Sie die Einladung lieber als E-Mail versenden möchten, dann erzeugen Sie einen Link, indem Sie die Agenda-Datei z.B. ebenfalls per Drag & Drop aus objectiF RPM auf Ihren Desktop ziehen. Den so entstandenen Link können Sie anschließend als Anlage in Ihre E-Mail übernehmen. Der Empfänger kann per Doppelklick auf diesen Link objectiF RPM und die darin abgelegte Datei öffnen.
4. Kurz bevor Sie den virtuellen Workshop starten, verschicken Sie nochmals eine Chat-Nachricht an die Gruppe in Sinne von: „Gleich geht es los.“ Wollen Sie zu Beginn des Workshops z.B. über die Stakeholder-Ziele sprechen oder soll das Product Backlog priorisiert und verfeinert werden? Dann senden Sie in dieser Nachricht am besten den Link auf das Zieldiagramm bzw. das Backlog mit. Auch diesen Link erzeugen Sie einfach per Drag & Drop aus der Themenleiste oder dem Produkt-Browser von objectiF RPM in die Nachricht.

Die Vorbereitungen für einen virtuellen Anforderungsworkshop sind abgeschlossen: Der Moderator hat die Agenda, seine einführenden Folien und das vorbereitete Ergebnisprotokoll in objectiF RPM eingecheckt. Er hat eine Chat-Gruppe „Anforderungsworkshop 03.02.2021“ angelegt und die erste Einladung schon verschickt. Jetzt ist er gerade dabei, eine weitere Nachricht zu versenden mit dem Hinweis, dass der Workshop gleich beginnt.

5. Und so einfach starten Sie die Videokonferenz für den virtuellen Anforderungsworkshop: Markieren Sie die Chat-Gruppe im Messenger von objectiF RPM. Über dem Chat-Verlauf finden Sie ein kleines Kamerasymbol. Ein Klick darauf und es geht los: Ein spezielles Videofenster wird in objectiF RPM geöffnet. Sobald ein Mitglied der Chat-Gruppe seine Teilnahme bestätig hat, erscheint sein Kamerabild in diesem Fenster.

Nach dem Versenden der Nachricht hat der Moderator die Videokonferenz mit einem Klick auf das Kamerasymbol rechts über dem Chat-Verlauf gestartet. Jetzt fehlen nur noch die Gruppenmitglieder. Sobald sie ihre Teilnahme bestätigen, werden sie nach und nach im Kamerafester erscheinen, sofern ihre Kameras eingeschaltet sind. Das Warm-up kann beginnen. Übrigens, wenn an Ihrem Rechner mehrere Bildschirme angeschlossen sind, können Sie natürlich Kamerafenster, Messenger, Diagramme, Produkte-Browser etc. darauf verteilen.

Virtuellen Anforderungsworkshop mit objectiF RPM durchführen

1. Eröffnen Sie den Workshop nach dem Warm-up „offiziell“ und begrüßen Sie die Gruppe.

Tipp: Damit Sie als Moderator oder Moderatorin den Workshop optimal leiten können, brauchen Sie Unterstützung, speziell wenn die Gruppe groß ist. Folgende Aufgabenteilung bietet sich an:

• Ein Mitglied der Gruppe sollte alle beschlossen Änderungen an Anforderungen, Zielen, Diagrammen etc., live in objectiF RPM umsetzen. Jedes Mitglied der Chat-Gruppe, das mit den entsprechenden Rechten im Projekt ausgestattet ist, kann diese Aufgaben parallel zur Videokonferenz übernehmen.
• Ein anderes Mitglied sollte das Glossar in objectiF RPM pflegen, damit Begriffsdefinitionen, auf die Sie sich einigen, nicht verlorengehen.
• Und schließlich sollte jemand den Chat im Auge behalten, um Sie davon zu entlasten.

2. Stellen Sie die Ziele des Workshops mit den ggf. vorbereiteten Folien vor und erläutern Sie kurz den geplanten Ablauf, denn – leider – werden nicht alle die Agenda gelesen haben.

Tipp: Wenn Sie für die Einleitung PowerPoint Folien verwenden wollen, dann öffnen Sie die Präsentation per Doppelklick im Verzeichnis in objectiF RPM und teilen Sie dann das PowerPoint-Anwendungsfenster mit der Gruppe. Im Videofenster von objectiF RPM finden Sie eine Schaltfläche, mit der Sie das Teilen eines Anwendungsfensters oder des gesamten Desktops aktivieren. Diese Funktion können Sie natürlich im Verlauf des Workshops immer einsetzen, wenn Sie zusätzlich zu objectiF RPM andere Anwendungen nutzen wollen.

3. Damit jeder bei jedem Agenda-Punkt weiß, um was es gerade geht, verschicken Sie zu jedem neuen Thema eine Chat-Nachricht mit einem Link zu dem entsprechenden Element in objectiF RPM. Jeder kann dann das Element mit einem Klick in objectiF RPM auf dem eigenen Bildschirm öffnen.
4. Beenden Sie den Workshop nach Ablauf der geplanten Zeit. Wenn noch Punkte offen sind oder nachträglich Fragen auftauchen – kein Problem: objectiF RPM ermöglicht es Ihnen, sich ganz spontan mit anderen Projektbeteiligten per Video zusammenzuschalten.
5. Halten Sie nach dem Workshop die Ergebnisse und beschlossenen Folgeaktivitäten in dem vorbereiteten Ergebnisdokument fest und verteilen Sie es per Link in einer Chat-Nachricht oder E-Mail an die Gruppe.

Fazit

Mit guter Vorbereitung und einer technischen Umgebung, die eine ebenso einfache wie effiziente Zusammenarbeit direkt im Kontext eines Projekts ermöglicht, sind die Weichen für ergebnisreiche virtuelle Anforderungsworkshops gestellt.

Sind Videokonferenzen mit objectiF RPM aber auch sicher? (Ja.) Gibt es versteckte Kosten? (Nein.) Welche Architektur steht dahinter? Und nicht zuletzt: Wie fühlt sich das Ganze an? Ausführliche Antworten auf diese Fragen geben wir Ihnen gern, am besten in einer Videokonferenz mit objectiF RPM. Hier können Sie einen Termin vereinbaren.