Immer wieder gibt es gute Ideen, wie man die Projektmanagement Software in-STEP BLUE, die wir bei VOITH seit 2012 einsetzen, durch hilfreiche Funktionen erweitern könnte. Der klassische Weg ist, dass man die Anforderungen genau definiert (z.B. als User Story) und dann mit microTOOL über eine Umsetzung redet. Auch wenn man bei microTOOL immer auf offene Ohren stößt, kann es sein, dass eine trivial klingende Anforderung nicht ganz einfach und schnell umzusetzen ist. Manchmal ist deshalb eine Beauftragung der Umsetzung aus Kosten-Nutzen-Sicht nicht durchsetzbar. In solchen Fällen ist Kreativität gefragt. Kann ich das nicht selbst durch Konfiguration des Tools lösen?
So ein Beispiel war das Thema „Bookmarks“ (bzw. Lesezeichen) in in-STEP BLUE. Folgende Anforderungen stellten unsere in-STEP BLUE Nutzerinnen und -Nutzer:
- Ein Bookmark muss im jeweiligen Projekt über das Kontextmenü erstellbar sein.
- Bookmarks müssen kategorisierbar sein (z.B. für jeden Kunden soll ein Sammler/Ordner etc. angelegt werden können).
- Die Bookmarkliste muss anwenderspezifisch sein, kann aber einem anderen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden (Stichwort „Urlaubsvertretung“).
- Die Bookmark-Funktion muss sofort in allen Projekten zur Verfügung stehen.
- Die persönliche Bookmarkliste muss verwaltbar sein, z.B. müssen einzelne Einträge einfach löschbar sein.
- Über die Bookmarkliste müssen markierte Elemente (abhängig natürlich vom eigenen Recht) bearbeitbar sein, ohne in das Projekt wechseln zu müssen.
Gerade wenn die Lösung nicht von microTOOL programmiert wird, sondern wir sie durch Konfiguration mit Bordmitteln selbst umsetzen, können womöglich nicht alle Anforderungen gemeinsam umgesetzt werden. Dann müssen mit den Stakeholdern Kompromisse abgestimmt werden. Um die erste Anforderung erfüllen zu können – also einen Befehl im Kontextmenü zu platzieren – stehen Zustandsübergänge oder der CommandServer zur Verfügung. Ein netter beruflicher Kontakt hatte die Idee, hier mit Beteiligungsarten zu arbeiten (die gesetzt und entfernt werden über nicht persistente Zustandsübergänge) und über Sichten nach diesen Beteiligungsarten für den jeweiligen Benutzer zu filtern. Zwei Punkte sprechen (für uns) allerdings gegen diese Lösung:
- Zwei weitere Kommandos im Kontextmenü im oberen Bereich der Zustandsübergänge (führt zu Verwirrung bei den Anwendern)
- Da wir hunderte aktiver Kundenprojekte haben, kann diese Lösung nicht sofort allen in allen Projekten zur Verfügung gestellt werden (Anforderung 1 und 4 können somit nicht gemeinsam erfüllt werden)
Die erste Anforderung ist also nicht erfüllbar. Kein guter Start. Bleibt zu fragen, warum diese Funktion gewünscht ist? Es geht darum, schnell und einfach ein Lesezeichen setzen zu können. Ändern wir also die Umschreibung der ersten Anforderung und legen los, es ist mal wieder „Konfigurationskreativität“ gefragt.
Die Idee: Jeder Anwender kann sich ein oder mehrere Bookmark-Sammler als Formular erstellen. Dort gibt es eine Produktreferenz-Sicht, in die man per Drag&Drop Produkte ablegen kann. Dieses Formular kann man auch anderen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zur Verfügung stellen.
Die Umsetzung
In einer Organisationseinheit, die für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frei zugänglich ist, definiere ich zuerst die notwendigen Produkttypen:
Und der Produkttyp UserBookmarkList bekommt diese Eigenschaften:
Es wird ein automatischer Name vergeben und die Eigenschaft „Default_Folder“ zeigt auf den Ordner „Attachments“. Der Standard-Ablageordner für die Formulare muss auch noch festgelegt werden (dazu wird er erst einmal erstellt): Bookmarks
Bevor ich mich an das Bookmark-Formular wage, benötige ich die Eigenschaften, die ich unter Kategorien/PRODUCTREVISION/IN-STEP DOCUMENT/USERBOOKMARKLIST erstelle:
Jetzt wird das Formular gebaut:
Bookmarkname: Über eine passende Bezeichnung kann die Bookmarkliste kategorisiert werden, z.B. „Meine SIEMENS-Projekte-Liste“.
Owner: Zeigt an, wer das Formular angelegt hat und somit der Besitzer ist.
Bookmarks: Hier können per Drag&Drop oder über [+] Produkte als Lesezeichen abgelegt werden.
Default_folder: Ist die Eigenschaft (gesetzt als „Attachment“), die den Ablageordner für externe Produkte definiert. Benötigt wird das, wenn auch isl-Dateien abgelegt werden sollen.
Share: Hier können Kollegen und Kolleginnen ausgewählt werden, die ebenfalls Zugriff auf meine Lesezeichen haben sollen (Stichwort „Urlaubsvertretung“).
Außerdem wird noch ein Button definiert. Hierbei handelt es sich um einen CommandServer-Befehl „Produkt aktualisieren“, der sich selbst aktualisiert. Wie geht das? Ganz einfach: Mit der Anlage eines Produktes schreibt sein Zustandsautomat die Referenz auf sich selbst in eine Eigenschaft, z.B. „selflink“. Nun kann das Produkt sich selbst aktualisieren. Dabei wird es kurz geschlossen (Daten werden in die Datenbank geschrieben) und wieder geöffnet.
Nun fehlen nur noch eine Sicht und der Zustandsautomat, der das Formular managt.
Da Bookmarklisten ewig leben, gibt es nur einen einzigen Zustand und somit sieht der Automat recht einfach aus:
Als Eingangsaktion wird der „Owner“ gesetzt:
Und als Zustandsaktion wird die Beteiligungsart und der oben erwähnte „selflink“ (die Referenz auf sich selbst) gesetzt.
Es gibt auch nur einen Zustandsübergang, der als Aktion bei dem Ereignis „Produkt zurückgeben“ das Dokument (neu) benennt:
Für diesen Schritt wird noch die Eigenschaft „PRODUCTREVISION.productname“ benötigt.
Nun lege ich noch eine Sichtengruppe an mit einem Befehl, einen neuen Sammler zu erstellen und einer Sicht, die meine Sammler zeigt:
Produkt anlegen konfigurieren:
Und die Sicht:
Das war es schon. Nun kann ich so viele Sammler anlegen, wie ich möchte und im Tagesgeschäft per Drag&Drop Produkte hinzufügen:
Weitere Ideen gibt es natürlich zuhauf, z.B. Drag&Drop auch für Arbeitspakete, also Aktivitäten. Zum einen klappt (zumindest bei mir) das Hinzufügen per Drag&Drop nicht, zum anderen steht kein nutzbares Kontextmenü zur Verfügung. Hier müsste dann tatsächlich doch microTOOL tätig werden, um weiteren Nutzen zu schaffen. Schauen wir aber zum Abschluss noch einmal auf die Anforderungen an die Umsetzung:
| 1. Ein Bookmark muss schnell und einfach zu setzen sein. | Gelöst durch Drag&Drop |
| 2. Bookmarks müssen kategorisierbar sein (z.B. für jeden Kunden soll ein Sammler/Ordner etc. angelegt werden können. | Jedes Formular bildet eine Kategorie |
| 3. Die Bookmarkliste muss anwenderspezifisch sein, kann aber einem anderen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden (Stichwort „Urlaubsvertretung“). | Gelöst durch die Eigenschaften „Owner“ und „Share“ und die Sichten |
| 4. Die Bookmark-Funktion muss sofort in allen Projekten zur Verfügung stehen. | Jeder kann auf die Organisationseinheit zugreifen und das Formular sofort mit alten und neuen Projekten nutzen |
| 5. Die persönliche Bookmarkliste muss verwaltbar sein, z.B. müssen einzelne Einträge einfach löschbar sein. | Über den Mülleimer lassen sich die Bookmark-Referenzen aus dem Formular löschen |
| 6. Über die Bookmarkliste müssen markierte Elemente (abhängig natürlich vom eigenen Recht) bearbeitbar sein, ohne in das Projekt wechseln zu müssen. | Über das produktspezifische Kontextmenü sind alle Funktionen verfügbar, die man im Projekt auch hat. Außerdem ist ein Sprung in das Projekt möglich. |
Da in-STEP BLUE so viele Konfigurationsmöglichkeiten bietet, kann es durchaus sein, dass Sie noch Optimierungsideen haben bzw. in Ihrem beruflichen Umfeld eine veränderte Umsetzung mehr Nutzen bringt. Ich bin ständig auf der Suche nach guten Ideen, die das tägliche Arbeiten noch leichter machen.