Eigene Hilfetexte einbinden

by | 30.10.2015 | in-STEP BLUE anwenden

Mit in-STEP BLUE können Sie Ihre Projekte auf Basis Ihrer Prozesse und Vorgehensmodelle planen und durchführen. Klar, Sie kennen Ihre Prozesse am besten. Und weil das so ist, werden die vordefinierten Prozessmodelle in in-STEP BLUE – also Scrum, das V-Modell XT, SPICE for Automotive, PRINCE2 oder HERMES – in aller Regel organisationsspezifisch angepasst. in-STEP BLUE lässt viel Raum dafür. Nur: Wie vermitteln Sie den Endanwendern von in-STEP BLUE die organisationsspezifischen Anpassungen? Wie lassen sich Änderungen und Erweiterungen an Aktivitäten, Produkten und Rollen so dokumentieren, dass jeder Mitarbeiter von überall Zugriff auf die Beschreibungen hat?

Immer wieder wird uns die Frage gestellt, ob Anwender die in-STEP BLUE Hilfe erweitern können? Ziel ist es durch Hinweise die Arbeit im Projekt und im Umgang mit dem hinterlegten Prozess zu erleichtern. Wie gehen Sie also vor, wenn Sie eigene, organisationsspezifische Hilfetexte anbieten wollen?

Hilfetexte einbinden leicht gemacht

In in-STEP BLUE können Sie jedem Aktivitätstyp, jedem Produkttyp und jeder Rolle eine beliebige Datei als Beschreibung zuweisen. Gut eignen sich HTML-Dateien, die Links auf weitere Informationen enthalten, sodass Sie Ihr Hilfesystem mit Einleitung, Index, Glossar, Checklisten und Beispielen beliebig komfortabel gestalten können. Sogar Wikis können Sie auf diesem Wege einbinden.

Und so weisen Sie einem Element ein Hilfethema in in-STEP BLUE zu: Öffnen Sie den Eigenschaften-Dialog eines Aktivitätstyps, Produkttyps oder einer Rolle. Auf der Registerkarte Allgemein finden Sie in allen drei Fällen ein Feld Hilfethema.

Eigene Hilfetexte einbinden - Thema in Eigenschaften des Aktivitätstypen
Hilfethema in den Eigenschaften des Aktivitätstypen

Klicken Sie dort auf die mit …  gekennzeichnete Schaltfläche rechts neben dem Feld Hilfethema. in-STEP BLUE öffnet einen Auswahldialog, in dem Sie Ihre vorbereitete Hilfedatei im File-System auswählen können. Wenn Sie die Hilfedatei als HTML Seite mit einer HTTP-Adresse hinterlegen, so können die Seiten von jedem beliebigen Standort aus aufgerufen werden.

Eigene Hilfetexte einbinden - Ablageort des Hilfethemas
Der Ablageort des Hilfethemas

Kleine Funktion, große Unterstützung

Was haben Sie mit dieser Zuordnung erreicht? Schauen wir zur Beantwortung dieser Frage in ein laufendes Projekt hinein: Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter beginnt mit der Durchführung einer Aktivität. Das Produkt, das er erstellen soll, hat er mit der dafür vorbereiteten Vorlage bereits erzeugt. Er wirft zwar einen Blick in das vorstrukturierte Dokument, kann sich aber keinen Reim darauf machen, was er mit dem Produkt tun soll? Die Antwort darauf hält Ihre Beschreibung bereit und die findet er hier: im Kontextmenü des Produkts unter Das bedeutet. Diese Menüfunktion öffnet die Datei (HTML-Seiten, Word-Dokumente, PDFs, Bilddateien, Audiofiles, etc.), die dem zugrunde liegenden Produkttypen zugeordnet ist.

Eigene Hilfetexte einbinden - Ablageort des Hilfethemas
Aufruf der Hilfe in einer konkreten Situation

Sie sehen: eigene Hilfetexte lassen sich leicht einbinden. Leicht können Sie so die Anwender Ihres Prozesses mit in-STEP BLUE unterstützen und zwar direkt bei der spezifischen Aufgabenstellung des Anwenders. Dieses Vorgehen ist in der Praxis viel hilfreicher als das Lesen von Aufgaben- und Prozessbeschreibungen lange bevor es zur eigentlichen Tätigkeit kommt. Probieren Sie es doch einmal aus! Und falls Sie Fragen oder Ideen haben, melden Sie sich doch bitte unter [email protected] bzw. 030/467086-20. Wir freuen uns über Anregungen.