Ein Ticket in MS Word darstellen

von | 11.12.2015 | in-STEP BLUE anwenden

Im vierten Teil unserer Blogreihe Schritt für Schritt zum Ticketsystem haben Sie gesehen, wie Sie einen Button konfigurieren, mit dem Sie in der Sichtengruppe der Tickets mit einem Klick ein neues Ticket anlegen. Heute erfahren Sie, welche Möglichkeiten Sie haben, ein Ticket in MS Word darzustellen und wie Sie eine Vorlage zur Darstellung eines Tickets erstellen können. Los geht’s.

Öffnen Sie bitte die Organisationseinheit des Ticketsystems und öffnen Sie die Sicht Alle Tickets. Wenn Sie noch kein Ticket angelegt haben, so legen Sie über den Button Ticket anlegen ein neues Ticket an.

Schritt für Schritt zum in-STEP BLUE Ticketsystem - Neues Ticket anlegen
Ein neues Ticket anlegen

Tabellarische Ausgabe eines Tickets in Word

Um eine tabellarische Auswertung eines Tickets nach MS Word zu exportieren, öffnen Sie bitte das Kontextmenü des Tickets, wählen Sie In MS Word darstellen und anschließend den Befehl Tabellarische Auswertung.

Schritt für Schritt zum in-STEP BLUE Ticketsystem - Aufruf tabellarische Auswertung
Tabellarische Auswertung aufrufen

Es öffnet sich nun der Dialog zur Auswahl der auszugebenden Produkteigenschaften:

Schritt für Schritt zum in-STEP BLUE Ticketsystem - gewünschte Inhalte auswählen
Wählen Sie die gewünschten Inhalte

Da unser Formular bisher über keine Reiter (Tabulatoren) verfügt, werden alle Eigenschaften unter Allgemein aufgelistet. Sie können durch Anhaken auswählen, welche Eigenschaften ausgegeben werden sollen. Die Bezeichnung der Eigenschaft für den Druck können Sie im Formulareditor bestimmen. Hierzu müssen Sie die Eigenschaft PrintCaption des jeweiligen Feldes entsprechend setzen.

Schritt für Schritt zum in-STEP BLUE Ticketsystem - Einstellung im Formular Editor
Die Einstellung im Formulareditor

Wird bei PrintCaption nichts eingetragen, so wird in der Name der Eigenschaft verwendet. Nun sieht der Auswahldialog folgendermaßen aus:

Schritt für Schritt zum in-STEP BLUE Ticketsystem - Angepasste Auswahl
Angepasste Auswahl nach Anpassung im Formulareditor

Das Ergebnis nachdem Sie mit OK bestätigt haben sieht entsprechend so aus:

Schritt für Schritt zum in-STEP BLUE Ticketsystem - Ergebnis in MS Word
Das Ergebnis in MS Word

Formatierte Ausgabe eines Tickets in Word

Neben der reinen tabellarischen Darstellung können Sie Tickets auch mittels selbstdefinierten Vorlagen nach MS Word exportieren. Hierzu benötigen Sie zuerst eine .dot- oder .dotx-Datei, die das Layout der Ausgabe bestimmt. Anschließend müssen Sie am Produkttyp für Tickets einstellen, dass die Vorlage verwendet werden soll.

Nun also Schritt für Schritt das Vorgehen:

Word-Vorlage für Ticket erzeugen

Legen Sie sich mit Word eine .dot- oder .dotx-Datei auf Ihrer Festplatte an und nennen Sie diese entsprechend Ticket.dotx. Wechseln Sie in die Sicht Vorlagen in der Sichtengruppe Administration und ziehen Sie die Datei Ticket.dotx per Drag and Drop in den Ordner German. Ändern Sie im Dialog Datei hinzufügen den Zustand auf in Bearbeitung und die Kategorie auf DOCUMENT TEMPLATE:

Schritt für Schritt zum in-STEP BLUE Ticketsystem - Einstellungen beim Vorlage zufügen
Einstellungen treffen beim Hinzufügen der Vorlage

Legen Sie das Produkt mit dem Zustand in Bearbeitung an. Das Ergebnis sollte so aussehen:

Schritt für Schritt zum in-STEP BLUE Ticketsystem - Neue Vorlage im Vorlagenordner
Die neue Vorlage im Vorlagenordner

Öffnen Sie nun das Dokument zur Bearbeitung in MS Word:

Schritt für Schritt zum in-STEP BLUE Ticketsystem - Vorlage bearbeiten
Die Vorlage bearbeiten

Gestalten Sie die Vorlagen in Word nach Ihren Wünschen. An den Stellen, an denen Eigenschaften des Tickets dargestellt werden sollen, definieren Sie Textmarken nach dem Schema isp_<Eigenschaftenname>.

Schritt für Schritt zum in-STEP BLUE Ticketsystem - Auswahl der Eigenschaften
Auswahl der Eigenschaften

Wenn Sie mit der Gestaltung Ihrer Vorlage fertig sind, speichern Sie die Vorlage ab und geben Sie zurück nach in-STEP BLUE.

Verknüpfen der Vorlage mit dem Produkttyp Ticket

Wechseln Sie nun bitte in die Sicht der Produkttypen und öffnen Sie den Eigenschaftendialog des Produkttyps Ticket.

Schritt für Schritt zum in-STEP BLUE Ticketsystem - Navigation zum Produkttyp Ticket
Navigieren Sie zum Produkttyp Ticket

Wechseln Sie im Dialog auf den Reiter Weitere Eigenschaften und weisen Sie der Eigenschaft DefaultWordTemplate die Vorlage Ticket.dotx zu.

Schritt für Schritt zum in-STEP BLUE Ticketsystem - Vorlage als DefaultWordTemplate
Die neue Vorlage als DefaultWordTemplate festlegen

Ausgeben in MS Word

Durch die Zuweisung der Vorlage zum Produkttyp haben Sie nun unter In MS Word darstellen einen weiteren Eintrag, um das gewählte Ticket wie in Ihrer Vorlage gerade definiert auszugeben.

Schritt für Schritt zum in-STEP BLUE Ticketsystem - Nutzung des neuen Befehls
Den neuen Befehl nutzen

Und Ihr Ergebnis sieht dann so aus:

Schritt für Schritt zum in-STEP BLUE Ticketsystem - gewünschtes Ergebnis
Das gewünschte Ergebnis

Das war es schon wieder für heute. Und wie geht es nächste Woche weiter?
Im nächsten Beitrag beschäftigen wir uns damit, wie Sie Ihre Ticketliste in Word dokumentieren können. Machen Sie einfach mit und kommen Sie so Schritt für Schritt zu Ihrem Ticketsystem. Und falls Sie Ideen oder Wünsche haben, melden Sie sich doch bitte unter service@microtool.de bzw. 030/467086-20.