Die aufwendige Evaluierung einer passenden Software ist geschafft. Die Bestellung der Lizenzen ist raus. Nicht wenige denken an dieser Stelle: Ziel erreicht! Ich muss Sie enttäuschen. Denn erst jetzt beginnt die Arbeit. Die Akzeptanz und Nutzung einer Software steht und fällt mit der Einführung in das Unternehmen. Immer wieder merken auch wir in Kundengesprächen, dass es zahlreiche Fragen gibt, zum Beispiel wie das Roll out funktioniert oder wie viele Key User benannt werden sollen. In den 36 Jahren, in denen wir Softwaresysteme realisieren und vermarkten, haben wir zahlreiche Produkteinführungen begleitet und möchten Ihnen unsere Erfahrungen mitgeben. Denn eine gekaufte Software, die nicht genutzt wird und mit der Zeit „einschläft“ kostet nicht nur Geld. Das Problem, das diese Software lösen sollte, ist dann immer noch vorhanden – ein weiterer Kostenfaktor.
Betrachten Sie die Tooleinführung als Projekt
Und was ist der erste Schritt eines Projekts? Man ermittelt den Ist-Zustand und den Soll-Zustand. Es ist wichtig, die Ausgangssituation zu analysieren und konkrete Ziele zu definieren, die mit dem neuen Tool erreicht werden sollen. Mit Aufstellung von Meilensteinen kann der Erfolg der Einführung „gemessen“ werden und durch die Fokussierung auf die zu erreichenden Ziele wird eine zeitnahe und erfolgreiche Einarbeitung und Verbreitung gelingen.
Unser Tipp: Erstellen Sie einen Zeitplan, weisen Sie Aufgaben Mitarbeitern zu und behandeln Sie die Tooleinführung wie ein richtiges Projekt.
Adressieren Sie mit der Tooleinführung Ihren entscheidenden Schmerz
Wenn die neue Software erstmal da ist, möchte man am liebsten alle Probleme mit einem Mal erschlagen. Fälschlicherweise wird oft die gesamte Funktionsvielfalt der Software in einem Ruck ausgerollt. Vorsicht! Das kann schnell zur Überforderung der Mitarbeiter und zur Ablehnung des Tools führen.
Unser Tipp: Überlegen Sie sich genau, welche Probleme Sie mit dem Tool lösen wollen. Listen Sie die Herausforderungen auf und vergeben Sie Prioritäten. Und nun erstellen Sie einen Zeitplan, der die schrittweise Implementierung des Tools mit seiner Funktionsbreite ins Unternehmen beinhaltet. Über die schrittweise Erweiterung der Zugriffsrechte und Funktionsbereiche im Tool erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern die Einarbeitung ins Tool und erhöhen die Akzeptanz der Software.
Führen Sie ein Tool iterativ und in kleinen Schritten ein
Software, die in vielen Bereichen eines Unternehmens zum Einsatz kommt, ist funktional sehr breit aufgestellt. Diese Funktionsvielfalt führt bei den Mitarbeitern oft zur Überforderung – im Ergebnis wird das neue Tool nicht genutzt und die Einführung ist gescheitert.
Unser Tipp: Reduzieren Sie die Oberfläche der Software und die Funktionalität zu Beginn auf ein notwendiges Minimum. Ein kleines Kontextmenü und nur wenige Icons auf der Oberfläche erleichtern den Mitarbeitern die Einführung in das Tool ungemein und erhöhen signifikant die Akzeptanz. Nach der Einführungsphase können Sie Schritt für Schritt die Funktionsbereiche und Berechtigungen erweitern. Erstellen Sie sich dazu einen Plan, wie die Funktionsvielfalt schrittweise erhöht werden soll.
Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit
Wir alle sind Gewohnheitstiere, nicht nur im privaten Bereich. Eine Veränderung in den Arbeitsabläufen wird bei vielen Mitarbeiter nicht gern gesehen. Meistens wird mit verschiedenen Tools im Unternehmen gearbeitet. Bei der Einführung einer weiteren Software, kann man oft schon ein Stirnrunzeln sehen.
Unser Tipp: Machen Sie den Prozess so transparent wie möglich. Kündigen Sie die neue Software an und zeigen Sie die Vorteile und Erleichterung im Arbeitsalltag auf. Benennen Sie verantwortliche Mitarbeiter und Key User, auf die ein Mitarbeiter bei Fragen immer zurückgreifen kann. Scheuen Sie keine Kosten und lassen Sie Ihre Mitarbeiter intensiv schulen, damit sie sich bei der Nutzung sicher fühlen können.
Lassen Sie sich helfen
Wenn Sie sich eine Spiegelreflexkamera kaufen, dann erhalten Sie umfangreiche Unterstützung in Form eines Manuals, durch öffentliche Foren und Support-Kontakte des Herstellers. Und genau so sollte es auch bei einer Software sein. Nutzen Sie diese Hilfe, um effizient und zeitnah das Tool im Unternehmen zu implementieren. Ein guter Tool-Hersteller behauptet nicht, dass Sie nach einer festgelegten Zeit keine Unterstützung durch den Hersteller mehr brauchen. So individuell wie Ihr Unternehmen ist, so ist auch die Zeitspanne für eine Einführung.
Unser Tipp: Achten Sie schon vor dem Kauf darauf, dass der Hersteller eine individuelle Unterstützung anbietet. Lassen Sie sich nicht auf feste Paketgrößen und -preise ein. Ein gutes Mittel ist die Aufstellung eines Dienstleistungs-Kontingents ohne Abnahmeverpflichtung, das Sie bei Bedarf nutzen können. Zwecks Erreichbarkeit und Sprache ist ein Blick auf das Herkunftsland auch vorteilhaft.
Kaufen Sie nicht 100 Lizenzen auf einen Schlag
Sie haben sich dafür entschieden, eine Software bereichsübergreifend zu kaufen. Und die Bestellung von 100 Lizenzen ist auf dem Weg zum Hersteller? Stopp! Überrollen Sie Ihr Unternehmen nicht mit einer neuartigen Software, die Dynamik in alt bestehende Prozesse bringt.
Unser Tipp: Die besten Aussichten einer erfolgreichen Einführung sind gegeben, wenn Sie die Software peu à peu einführen. Kaufen Sie einen kleinen Pool an Lizenzen. Nachdem die Mitarbeiter geschult wurden und sich ausreichend eingearbeitet haben, erhöhen Sie erst die Nutzungstiefe des Tools und dann schrittweise die Anzahl der Lizenzen. Jede Abteilung hat somit genug Zeit sich auf die „fremde“ Software und veränderte Prozesse einzustellen.
Fahren Sie das Prinzip: Train the Trainer
Wenn Sie alle Mitarbeiter durch den Hersteller schulen lassen, ergeben sich hohe Schulungskosten. Und gerade wenn später weitere Mitarbeiter mit der Software arbeiten oder neue Mitarbeiter hinzukommen, sind Sie bezüglich der Nachschulungen auf den Hersteller angewiesen. Dafür gibt es eine langfristig effizientere Lösung.
Unser Tipp: Legen Sie verantwortliche Mitarbeiter fest und lassen Sie diese als Key User ausbilden. Wir bieten unseren Kunden immer die Schulung nach dem Verfahren „Train the Trainer“ an. Die benannten Key User werden intensiv für das Tool ausgebildet und fit gemacht, um ihr Wissen jederzeit allen Mitarbeitern im Unternehmen weiterzugeben. Das hat zwei wesentliche Vorteile. Ihre Mitarbeiter haben immer einen festen, ausgebildeten Ansprechpartner bei Fragen. Und bei der Einarbeitung weiterer Mitarbeiter müssen Sie sich nicht mit dem Tool-Hersteller erneut abstimmen, denn Sie haben ja Key User, die neue Kollegen schulen.
Beherzigen Sie diese Tipps und einer erfolgreichen Einführung von objectiF RM, objectiF RPM oder in-STEP BLUE steht nichts im Wege 🙂