Die eine Hälfte des Teams ist im Urlaub, die andere Hälfte versucht, sich mit Eis und kühlen Getränken über Wasser zu halten. Die Ventilatoren pusten warme Luft durch die Büros und dann braucht man dringend eine Entscheidung von der Kollegin, die gerade irgendwo auf Mallorca am Strand liegt.
Typisch Sommerloch eben.
Während im Büro der Urlaubsmodus Einzug hält, läuft draußen die große Praxisübung in Sachen Projektmanagement: Der Zug hat Verspätung, das Hotelzimmer ist noch nicht fertig, der Koffer macht offenbar einen eigenen Urlaub und der Anschlussflug ist längst weg, bevor man überhaupt das Gate erreicht hat. Solche Urlaubspannen und Projektmanagement haben mehr gemeinsam, als man zunächst denkt.
Beide starten mit einem Plan. Beide haben Abhängigkeiten, Zeitvorgaben und begrenzte Ressourcen. Und bei beiden kommt garantiert irgendwann etwas dazwischen. Was können wir also aus unseren Urlaubspannen für gelungenes Projektmanagement mitnehmen?
Das Hotelzimmer ist noch nicht fertig
Nach einer langen Anreise endlich angekommen. Die Koffer stehen vor der Rezeption, die Vorfreude ist groß und der einzige Gedanke lautet: Ankommen, duschen, entspannen.
„Ihr Zimmer ist leider noch nicht fertig.“ Kein Problem. Dann eben noch einen Kaffee. Aber eine Stunde später ist immer noch kein Zimmer verfügbar.
Der eigene Plan hängt davon ab, dass vorher etwas anderes erledigt werden muss. Erst wenn das Zimmer gereinigt und freigegeben ist, kann der Check-in stattfinden. Wenn die Reinigung später fertig wird, verschiebt sich auch alles danach. In Projekten ist es nicht anders. Eine Aufgabe kann erst beginnen, wenn eine andere abgeschlossen ist. Ein Entwicklungsschritt wartet auf eine Anforderung, ein Test auf die fertige Funktion und eine Freigabe auf die notwendigen Informationen. Abhängigkeiten sollten sichtbar sein. Denn wer weiß, welche Aufgaben voneinander abhängen, erkennt auch schneller, wo gegebenenfalls Anpassungen nötig sind.
Drei Tage Regen statt Strandurlaub
Der Wetterbericht hatte für die kommenden Tage Sonne, 28 Grad und blauen Himmel vorhergesagt.
Die Realität sah jedoch ganz anders aus: Regen. Aber nicht der romantische Sommerregen, bei dem man schnell noch ein Foto für Instagram macht. Sondern Dauerregen. Drei Tage lang.
Der schön geplante Strandtag fällt aus, der Ausflug wird abgesagt und unter diesen Bedingungen macht auch die Wanderung wenig Sinn. Was jetzt? Man könnte drei Tage lang auf die Wetter-App starren und hoffen, dass sich das Wetter ändert. Oder man akzeptiert, dass Planung immer mit Unsicherheit verbunden ist und überlegt sich eine Alternative.
Genau darum geht es auch im Projektmanagement. Ein Projektplan ist keine Garantie dafür, dass sich die Realität daran hält. Termine können sich verschieben, Ressourcen können ausfallen, Anforderungen können sich ändern oder die Rahmenbedingungen können sich plötzlich ändern. Eine gute Planung bedeutet nicht, alle Eventualitäten vorherzusehen. Sie bedeutet, relevante Risiken zu erkennen und vorbereitet zu sein, wenn etwas anders läuft als gedacht.
Das Lieblingsrestaurant hat geschlossen
Seit Wochen freut man sich auf diesen einen Abend. Das Restaurant wird in jedem Reiseführer empfohlen. Die Speisekarte wurde bereits studiert, vielleicht wurde sogar ein Tisch reserviert.
Und dann hängt da das Schild: Heute geschlossen.
Der Urlaub ist damit natürlich nicht vorbei. Es gibt andere Restaurants. Vielleicht sogar eines, das am Ende noch besser ist. Auch in Projekten läuft nicht immer alles so, wie ursprünglich vorgesehen. Eine eingeplante Lösung funktioniert nicht, eine Ressource steht nicht zur Verfügung oder eine Anforderung wird angepasst. Wer dann nur auf dem ursprünglichen Plan beharrt, gerät schnell ins Stocken. Ein guter Plan sollte Orientierung geben, aber kein Korsett sein. Wenn sich die Rahmenbedingungen ändern, muss die Möglichkeit bestehen, Alternativen zu prüfen und Entscheidungen nachvollziehbar anzupassen.
Der Koffer ist nicht mitgeflogen
Auf dem Gepäckband drehen sich fremde Koffer im Kreis, während der eigene offenbar beschlossen hat, woanders Urlaub zu machen.
Badehose? Im Koffer. Sonnencreme? Im Koffer. Zahnbürste? Natürlich im Koffer.
Plötzlich fehlt eine Ressource, auf die man fest gebaut hat. Auch Projekte sind von dieser Situation betroffen. Entweder ist eine benötigte Ressource nicht verfügbar oder es fehlt eine wichtige Information. Das Projekt kann zwar theoretisch weiterlaufen, aber eben nicht so, wie ursprünglich geplant. Transparenz über Ressourcen, Aufgaben und Abhängigkeiten hilft dabei, schneller auf Engpässe zu reagieren. Denn solche Situationen lassen sich nicht immer vermeiden.
Überraschend lange von ihnen überrascht zu sein, muss allerdings nicht sein. Und ganz nebenbei zeigt uns der verlorene Koffer noch etwas: Es ist erstaunlich, wie viele Dinge man plötzlich dringend braucht, wenn sie nicht mehr da sind.
Der Anschlussflug ist weg
Der erste Flug hatte Verspätung. Eigentlich waren 45 Minuten Umsteigezeit eingeplant.
Das sollte reichen. Tut es aber nicht. Als man am Gate ankommt, ist die Anzeige bereits auf „Gate closed“ gesprungen.
Der Anschlussflug ist weg. Ein kleines Ereignis hat eine ganze Kette von Auswirkungen ausgelöst: Der erste Flug verspätet sich, wodurch der Anschluss verpasst wird. Dadurch verschiebt sich die Ankunft und möglicherweise muss der Transfer neu organisiert werden. Aus dem entspannten Nachmittag wird eine spontane Nacht im Flughafenhotel.
Dies ist ein gutes Beispiel dafür, warum Abhängigkeiten und zeitliche Zusammenhänge in Projekten so wichtig sind. Nicht jede Verzögerung bleibt dort, wo sie entstanden ist. Sie kann sich auch auf nachfolgende Aufgaben und Termine auswirken. Wer kritische Abhängigkeiten kennt und den Projektfortschritt transparent im Blick behält, kann Verzögerungen früher erkennen und besser gegensteuern. Und manchmal hilft natürlich auch ein großzügiger Zeitpuffer. Im Urlaub wie im Projekt.
Was wir aus dem Urlaub mitnehmen können
Wenn das Hotelzimmer nicht fertig ist, suchen wir eine Lösung. Regnet es, ändern wir den Tagesplan. Ist das Restaurant geschlossen, gehen wir eben woanders hin. Gutes Projektmanagement bedeutet deshalb nicht, dass alles nach Plan läuft. Es bedeutet, Veränderungen sichtbar zu machen, Zusammenhänge zu verstehen und handlungsfähig zu bleiben.
Oder anders gesagt: Im Urlaub gehört die Planänderung zum Erlebnis. Im Projekt gehört sie zum Alltag. Und vielleicht ist genau das die wichtigste Lektion: Wir können nicht verhindern, dass der Zug Verspätung hat. Aber wir können entscheiden, wie wir damit umgehen.
Das Team von microTOOL wünscht Ihnen eine erholsame Sommerzeit!
