Heute begeben wir uns in die Zukunft. Es ist der 16. Januar 2023. Sie sind Projektmanager und öffnen Ihr Postfach. Eine neue E-Mail. Die Controlling-Abteilung möchte wissen, was Ihr Projekt „X-Entwicklung für Kunde-YZ“ im Jahr 2022 gekostet hat und in 2023 kosten wird. Diese Info „werde benötigt zur Prüfung der BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung), die laut §238 Buchführungspflicht im Handelsgesetzbuch zu erstellen sei.“
Puh. Wie errechnet man jetzt fix diese Werte? Natürlich gibt es einen Plan. Das Projekt hat ja eine Laufzeit. Sagen wir 3 Jahre. Und ein Budget. Sagen wir 5 Mio Euro. Aber wie kann ich aus diesen festen Rahmenbedingungen eine zeitraumbezogene Auswertung – z.B. für ein Jahr, einen Monat oder eine Woche – erstellen, die sowohl Plan-Kosten als auch Ist-Kosten zeigt?
Eine Problemstellung, die viele unserer Kunden kennen. Denn Projektaktivitäten enden ja nicht immer am Ende eines Jahres oder Monats. Die Kostenplanung erfolgt im Projektmanagement aber auf Basis von Arbeitspaketen und Aktivitäten. Denn nur so kann man später Soll- und Ist-Werte vergleichen und ermitteln, ob man im Budget fertig wird. Auch in agilen Projekten möchte man hin und wieder wissen: Was kostet mich das Release?
Reality Check: Planung ist nicht immer alles
Die Kostenplanung erfolgt in klassischen Projekten meist nach der Festlegung von Projektzielen, Terminen und Ressourcen. Zur Kalkulation von Projektkosten braucht man einen Projektstrukturplan mit Projektphasen, Arbeitspaketen und Aktivitäten. Nutzt man ein Gantt-Chart zur Darstellung, könnte man damit auch gleich die Dauer der Etappen planen. Für die einzelnen Aktivitäten werden Kosten eingeplant, die sich z.B. aus Personalkosten und weiteren Kosten (z.B. Sachmittelkosten, Fremdleistungen etc.) ergeben. Dafür müssen die benötigten Ressourcen zuvor mit ihren individuellen Kostensätzen oder Fixkosten erfasst sein. Per Klick liefert mir eine Projektmanagement-Software für gewöhnlich die geplanten Kosten pro Arbeitspaket oder Aktivität. In der Addition ergeben sich daraus die geplanten Gesamtkosten des Projekts. Ratsam ist, wenn das vorgesehene Projektbudget zu den Plankosten noch einen Puffer beinhaltet.
Wenn alle Projekte ganz linear nach Plan liefen, wäre keine weitere Auswertung nötig. In der Realität zeigen die Plan- und Ist- Werte jedoch oftmals unterschiedliche Zahlen. Das ist nicht weiter verwunderlich, denn gerade komplexe Projekte hängen von so vielen Faktoren ab, dass eine präzise Vorausplanung kaum möglich ist. Diese Erkenntnis hat dazu geführt, dass man heute gern agil vorgeht und sich nicht nur an den Zieldimensionen Kosten und Zeit des magischen Projektmanagement-Dreiecks orientiert, um den Projektfortschritt zu bewerten, sondern in erster Linie an der Wertschöpfung. Eine Metrik zum Messen des Wertzuwachses ist die Earned Value Analyse, kurz EVA.
Kostenplanung in einem hybriden Projekt
Angenommen Sie sind Auftragnehmer eines klassischen Projekts und entwickeln zusammen mit einem Kunden agil. Ihr Projekt wird also hybrid durchgeführt. Sie planen die einzelnen Projektphasen linear, die Entwicklung verläuft aber iterativ, inkrementell in Sprints. Mit der Projektmanagement-Software in-STEP BLUE können Sie ganz leicht per WebApp zeitbezogen planen und steuern und Ihre Kosten für einen bestimmten Zeitraum, hier beispielsweise 5 Monate, auswerten. Wählen Sie dazu einfach oben rechts den Zeitraum aus, den Sie berechnen und anzeigen lassen wollen. Per Klick erhalten Sie Werte wie: Personalkosten (PK) Plan, Personalkosten (PK) Ist für die jeweiligen Monate. Außerdem sehen Sie, ob die Aktivitäten schon abgeschlossen sind (Zustand) und von wann bis wann die Aktivitäten geplant sind (Start- und Enddatum). Diese Kostentracking-Sicht können Sie sich für den Schnellzugriff einfach in Ihre Themenleiste ziehen.
Abb. 1: Kostentracking mit der in-STEP BLUE WebApp auf Basis einer Oracle-Datenbank
So können Sie jederzeit Ihrem Auftraggeber darstellen, welches Budget in welchem Zeitraum zur Verfügung gestellt werden müsste und wie sich die geplanten Kosten zu den angefallenen Kosten verhalten. Den Fertigstellungswert in Relation zur Kosten- und Zeiteffizienz liefert eine Earned Value Analyse im Dashboard.
Kostenplanung in einem PRINCE2 Projekt
Angenommen Sie haben das hybride Projekt erfolgreich und profitabel abgeschlossen und starten jetzt ein PRINCE2 Projekt. Das erste von sieben Grundprinzipien von PRINCE2 lautet: „Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung“. Um das zu überprüfen, wird zu Beginn eines PRINCE2 Projekts ein Business Case erstellt. Der Business Case sammelt die Informationen, die es dem Management ermöglichen, zu beurteilen, ob ein Projekt wünschenswert, durchführbar und realisierbar ist (und bleibt) und sich daher die Investition in das Projekt lohnt. Das Business Case Dokument enthält folgende Informationen:
- Gründe für die Durchführung des Projekts (erwarteter Nutzen)
- Geschätzte Kosten und Zeitrahmen
- Vor- und Nachteile (aus Kundensicht)
- Überblick über die Projektrisiken
Zur kontinuierlichen Rechtfertigung des Projekts ist es notwendig, Kosten immer wieder in Beziehung zur Projektlaufzeit zu setzen. Mit Projektmanagement-Software von microTOOL planen Sie Ihre Managementphasen und technischen Phasen ergebnisorientiert. Um zu bestimmten Zeitpunkten im Projektverlauf die bereits getätigten Investitionen in Relation zum erwarteten Ergebnis setzen zu können, stellen Sie einfach auch hier in Ihrer Kostentracking-Sicht oben rechts den Zeitraum ein, den Sie betrachten wollen. Und schon liefert Ihnen das Tool einen Überblick über Personalkosten (PK) Plan und Ist, Zusatzkosten (ZK) Plan und Ist und die Plan/Ist Differenz, die sich pro Monat ergibt. So können Sie jederzeit Kosten tracken und die Rentabilität des Projekts neu bewerten.
Abb. 2: Kostentracking mit objectiF RPM auf Basis einer MS SQL Server Datenbank
Fazit
Projektkosten sind aus BWL-Sicht zu einem Großteil auch “Werteverzehr“[1]. Das bedeutet, dass Ressourcen des durchführenden Unternehmens aufgebraucht werden. Damit ein Projekt im buchhalterischen Sinne eine positive Bilanz hat, müssen die Aufwände geringer sein als das Budget. Das ist angesichts der Volatilität von Rohstoffpreisen, Personalverfügbarkeit und nicht kalkulierbarer Risiken nicht immer leicht zu schaffen. Weil bei jedem Projektabbruch wegen verschätzter Finanzierung aber auch ein wirtschaftlicher Schaden entsteht – schließlich sind Kosten ohne Leistung entstanden – ist es wichtig, jederzeit zwischenbilanzieren zu können. Gut, wenn Projektverantwortliche mithilfe von geeigneter Projektmanagement-Software Kosten jederzeit tracken und evaluieren können.
Quelle:
[1] https://www.rechnungswesen-verstehen.de/lexikon/werteverzehr.php, abgerufen am 05.08.2022