Ja, ist denn etwa schon Weihnachten, dass ich mir einfach so etwas wünschen kann? Laut den hiesigen Supermärkten schon. Denn dort kann man fleißig Spekulatius, Domino-Steine und Baumkuchen einkaufen. Zum Glück dudelt bisher noch keine „stimmungsvolle“ Musik dazu. Der Gedanke daran bereitet mir jetzt schon Kopfschmerzen. Aber egal – etwas wünschen kann man sich ja auch an anderen Tagen als an Weihnachten. So wie das häufig in Projekten der Fall ist, wenn man mit den Stakeholdern kommuniziert und diese neue Anforderungen formulieren. Dort fallen dann mitunter Sätze wie „Ich brauche drei neue Features. Alle sind wichtig!“ und der geneigte Projektmanager, Business Analyst oder Product Owner zieht anschließend scharf die Luft ein: Wenn alles wichtig ist, was soll man dann als erstes erledigen? Priorisierung heißt das Zauberwort. Wie man das am besten macht, will ich mir heute genauer anschauen.
Priorisierung nach dem Eisenhower-Prinzip
Als Grundlage für die Priorisierung können Sie das sogenannte Eisenhower-Prinzip anwenden. Dieses Prinzip folgt dem Leitsatz des ehemaligen US-amerikanischen Präsidenten:
Es gibt zwei Arten von Problemen: die dringlichen und die wichtigen. Die dringlichen sind nicht wichtig und die wichtigen niemals dringend.
Das Eisenhower-Prinzip ist ein Zeitmanagementsystem für den persönlichen und beruflichen Alltag und daher nicht explizit für die Priorisierung von Anforderungen der Stakeholder gedacht. Aber es vermittelt Ihnen, worauf Sie grundsätzlich achten sollten. Aufgaben lassen sich hier in vier Kategorien einteilen:
- Wichtig und dringend: Sie erledigen die Aufgaben sofort und selbst.
- Wichtig, aber nicht dringend: Sie können die Anforderungen später erledigen, sollten sich aber eine Deadline dafür setzen.
- Nicht wichtig, aber dringend: Sie delegieren die Aufgaben an andere.
- Nicht wichtig und nicht dringend: Sie beseitigen die Aufgaben.
Neben der Wichtigkeit und Dringlichkeit zählen aber auch weitere Kriterien, die das Eisenhower-Prinzip unbeachtet lässt. Dazu gehört z. B. der Aufwand, der in eine Aufgabe hineingesteckt werden muss. Was genau das heißt, möchte ich nachfolgend genauer erläutern.
Priorisierung in der Projektarbeit
Ein Ordnungs- bzw. Zeitmanagementsystem wie das Eisenhower-Prinzip ist nur die halbe Miete. Denn um die Anforderungen der Stakeholder in solche Kategorien einzuteilen, brauchen Sie Maßstäbe. Oder einfacher ausgedrückt: Informationen, die es Ihnen ermöglichen, Einstufungen nach wichtig oder dringend zu treffen. Wenn das anhand Ihrer Erfahrungen und Vorkenntnisse möglich ist, herzlichen Glückwunsch! Alle anderen brauchen eine Vorgehensweise, die ihnen bei der Priorisierung hilft. Diese lässt sich in drei grundlegende Schritte hinunterbrechen.
Erste Priorisierung schaffen
Wenn Stakeholder Wünsche und damit neue Anforderungen äußern, ist es immer sinnvoll, so viel Informationen wie möglich aus ihnen “herauszukitzeln”. Damit diese sich aus dem Gedankenbild, alles sei gleich wichtig, befreien, können Sie sich nun am Eisenhower-Prinzip orientieren. Sie sollten sich zu Anfang vorwiegend am Kriterium der Wichtigkeit halten. Also schaffen Sie Kategorien wie: sehr wichtig, wichtig, mittel wichtig und unwichtig und verteilen Sie die Anforderungen in Zusammenarbeit mit den Stakeholdern in diese Kategorien.
Priorisierung verfeinern
An der Umsetzung von Anforderungen sind mehr Personen beteiligt als die direkten Urheber. Zum Beispiel die Entwickler, die die neuen Features realisieren sollen. Wenn ein Stakeholder eine Anforderung hoch priorisiert, aber die technische Umsetzung dafür von anderen, neuen Features mit weniger Priorität abhängig ist, dann müssen Sie die Priorisierung anpassen. Daher heißt es nun: Befragen Sie alle beteiligten Personen und klären Sie den technischen Zusammenhang der Anforderungen. Aber finden Sie auch heraus, ob es weitere Umstände gibt, die die Priorisierung beeinflussen. Diese Umstände beziehen sich nun auf die Kriterien der Dringlichkeit und des Aufwands:
Ist das Entwicklungsteam gerade ausgelastet? Hat es bereits Vorarbeit geleistet, wodurch weniger Aufwand in ein sehr wichtiges und sehr dringendes Feature gesteckt werden müsste, sodass ein anderes sehr wichtiges, aber nur dringendes höher priorisiert werden kann? Ist eine zentrale Person bald nicht mehr einsetzbar, weil sie in den Urlaub fährt? Und welche Risiken sind mit der (Nicht-)Entwicklung eines neuen Features verbunden?
Für die anschließende Projektplanung ist die Beantwortung dieser Fragen von hoher Bedeutung.
Kommunizieren und verhandeln
Sobald Sie die Fragen bezüglich Wichtigkeit und Dringlichkeit geklärt und die Priorisierung angepasst haben, müssen Sie die Stakeholder davon überzeugen. Manchmal ergeben Ihre Recherchen auch, dass die Entwicklung einer neuen Anforderung einen zu hohen Aufwand und zu hohe Kosten nach sich ziehen würde, sodass davon abzuraten ist. Daher leiten Sie nun eine Verhandlungsphase mit den Stakeholdern ein, in denen Sie ihre Beweggründe für die neue Priorisierung erläutern. Diese Runde verlangt Verhandlungsgeschick und Einfühlungsvermögen, damit Sie die Stakeholder zufriedenstellen.
Ergebnisse festhalten
Sowohl für die erste grobe Priorisierung mit den Stakeholdern als auch für die Nacharbeit brauchen Sie ein passendes Hilfsmittel, um die Ergebnisse festzuhalten. Am besten eines, mit dem Sie Prioritäten ganz einfach ändern und Kriterien wie die Wichtigkeit abbilden können. Die folgende Abbildung zeigt z. B. ein Product Backlog in objectiF RM mit allen Anforderungen:
Priorisierung der Anforderungen im Backlog mit Hilfe von objectiF RM
Hier habe ich die Prioritätsbewertung anlehnend am Eisenhower-Prinzip durchgeführt. Die Abbildung Ihres eigenen Systems ist natürlich auch möglich. Wenn Sie die Priorisierung oder Dringlichkeit anpassen wollen, können Sie die Werte in den entsprechenden Spalten ändern. objectiF RM, unsere Lösung für Requirements Engineering, unterstützt Sie so bei der Zusammenarbeit mit den Stakeholdern.
Fazit
Die Priorisierung von Anforderungen erfordert das Sammeln von so vielen Informationen wie möglich und die stetige Kommunikation mit den Stakeholdern. Mit Hilfe des Eisenhower-Prinzips können Sie Anforderungen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit bewerten und Sie setzen ein System ein, das die Stakeholder verstehen und anwenden können. Neben diesen Kriterien fließen in die Priorisierung auch andere Faktoren wie der Aufwand ein. Damit Ihre Arbeit stets sicher und zentral dokumentiert wird, eignet sich ein passendes Tool wie objectiF RM. Laden Sie sich die kostenlose Testversion herunter und priorisieren Sie selbst die Anforderungen in Ihren Backlogs. So kann sich jeder etwas wünschen, auch wenn noch kein Weihnachten ist.