Ein einzelnes Projekt zu managen, stellt bereits eine Herausforderung dar. Mit mehreren parallel zu hantieren, Aufgaben zu koordinieren, die untereinander verzahnt sind, Mitarbeiter nach Fähigkeiten und Verfügbarkeiten in den Projekten einzusetzen und die Übersicht über Termine und Kosten zu behalten, erhöht noch einmal den Schwierigkeitsgrad. Effizientes Multiprojektmanagement ist gefragt.
Wie können Sie diese Herausforderung meistern? Im heutigen Blog-Beitrag habe ich ein paar Tipps zusammengestellt, die Ihnen womöglich (ich meine natürlich hoffentlich!) helfen werden.
Tipp 1: Schaffen Sie eine zentrale Sammelstelle
Gehen wir davon aus, dass ein mittleres Projektportfolio eines Unternehmens 50 Projekte umfasst [1] . In diesen 50 unterschiedlichen Projekten sind Mitarbeiter eingesetzt, die in mehreren gleichzeitig arbeiten. Außerdem bestehen terminliche oder inhaltliche Abhängigkeiten zwischen den Projekten.
Für eine kontrollierte Projektsteuerung braucht es als erstes eine zentrale Stelle, die Ihnen sozusagen die Vogelperspektive auf die Einzelprojekte ermöglicht. Dadurch können Sie später Abhängigkeiten klar erkennen, Mitarbeiter effizient einsetzen und Projekte ohne viel Aufwand kontrollieren. Eine zentrale Datenbank ist dafür unumgänglich; und natürlich jemand, der sich um diese Datenbank kümmert, Verantwortung übernimmt und Entscheidungen trifft – sei es eine einzelne Person als Multiprojektmanager/in oder eine Stelle, die diese Rolle übernimmt.
Tipp 2: Priorisieren Sie die Projekte
Die Sammelstelle ist mehr als die Verwaltung laufender Projekte. Sie ist gleichzeitig „Ansprechpartner“ für alle neu angedachten Projekte. Denn für jedes Projekt sollte im Sinne des Risikomanagements geprüft werden: Braucht das Unternehmen das Projekt? Welche Kosten, welcher Nutzen sind damit verbunden? Welche Mitarbeiter müssen eingesetzt werden? Und können wir sie eigentlich dafür einsetzen oder sind sie schon für andere Projekte voll verplant? Etc. pp.
In der Multiprojektmanagement-Sammelstelle landen also auch Projektanträge. Und diese Anträge müssen Sie analysieren und priorisieren, damit Sie eine Mitarbeiterüberlastung verhindern, das verfügbare Budget einhalten und trotzdem weiterhin die Unternehmensziele bestmöglich verfolgen können.
Tipp 3: Standardisieren Sie Projektabläufe
Damit z.B. eine Projektpriorisierung jederzeit nachvollziehbar ist und von allen akzeptiert wird, braucht es klare Regeln. Mit diesen legen Sie fest, nach welchen Kriterien die Auswahl, Durchführung und Priorisierung der Projekte stattfindet. Aber sie definieren auch, wie Sie Mitarbeiter auf die Projekte verteilen und wie Sie die Projekte auswerten. Durch diese Standardisierung der Projektabläufe vermeiden Sie Mehrarbeit und schaffen eine Basis für die transparente Evaluation der Projekte.
Diese Standardisierung lässt sich natürlich auch auf Workflows innerhalb der Projekte ausweiten. Wenn z.B. jedes Projekt einen speziellen Management-Bericht erzeugen muss, dann stellen Sie eine einheitliche Vorlage und einen einheitlichen Korrektur-Workflow für die Projekte bereit. Auch damit reduzieren Sie Doppelarbeit, stellen die Qualität sicher und Projekte lassen sich einfacher vergleichen.
Tipp 4: Richten Sie ein projektübergreifendes Projektcontrolling ein
Mithilfe der zentralen Sammelstelle lässt sich ein projektübergreifendes Controlling einrichten. Damit können Sie sich ganz einfach einen Überblick über Kennzahlen wie Kosten- und Terminstatus oder Fortschritt der Einzelprojekte verschaffen. Mit regelmäßigen Projektcontrolling-Maßnahmen lässt sich dann auch schnell auf Veränderungen reagieren und ggf. die Strategie anpassen.
Tipp 5: Verteilen Sie die Arbeit effizient
Ressourcenmanagement repräsentiert im Multiprojektmanagement eine der größten Herausforderung. Denn überlastete Mitarbeiter sind unzufriedene Mitarbeiter, deren Produktivität sinkt, sodass das Projekt Gefahr läuft, Termine und Kosten zu überschreiten. Es gilt also, Mitarbeiter gemäß ihren Fähigkeiten und Verfügbarkeiten bestmöglich auf die Projekte verteilen zu können. Sie brauchen deshalb in Ihrer zentralen Verwaltungsstelle einen Einblick in die Grundverfügbarkeit aller Mitarbeiter und ihre Einsatzplanung für die Projekte. Hilfreich ist es außerdem, Mitarbeiter in Ressourcenpools zu organisieren, an die Projekte ihren Personalbedarf melden. Ressourcenkonflikte bzw. Überlastungen lassen sich so rasch erkennen.
Laut der MPM-Benchmarking-Studie 2013 [2] ist der entscheidende Erfolgsfaktor im Ressourcenmanagement außerdem, die Kompetenzen der Mitarbeiter kontinuierlich aufzubauen. Dadurch steht Ihnen eine wachsende Anzahl qualifizierter Fachkräfte für die unterschiedlichen Projekte zur Verfügung und Sie wirken aktiv Ressourcenengpässen entgegen.
Tipp 6: Sorgen Sie für einen Informations- und Wissensaustausch
Ein effizientes Multiprojektmanagement nutzt Erfahrungen vergangener und laufender Projekte für neue Vorhaben. Viele Fachbücher sprechen auch von Synergien, die Sie dadurch schaffen. Denn was bei dem einen falsch gelaufen ist, lässt sich im neuen Projekt verbessern. Oder auch positiver: Das eine Projekt wendet erfolgreich eine Technologie an, also kann sie sich auch in anderen Projekten bewähren. Um diese Vorteile zu nutzen, müssen Sie den Informations- und Wissensaustausch sicherstellen – z.B. indem Sie Erfahrungen in Lessons-Learned-Dokumenten dokumentieren und für andere Projekte bereitstellen oder als Best Practices im gesamten Unternehmen etablieren.
Tipp 7: Sagen Sie adé, wenn es notwendig ist
Und hier wohl ein Tipp, an dem alle Projektmanager (aber auch Menschen im Alltag) zu knabbern haben:
Brechen Sie Projekte ab, die nicht mehr Kosten und Nutzen rechtfertigen. Manchmal erweist es sich nämlich, dass sich die Projektziele zu weit von den Unternehmenszielen entfernt haben. Auch wenn Sie eine Menge an Aufwand, Geld und Zeit in das betreffende Projekt investiert haben, müssen Sie sich für das Wohlergehen der Organisation manchmal von Projekten trennen.
Vermeiden Sie also, in die Falle der sogenannten „Sunk Cost Fallacy“ zu tappen und sagen Sie zum richtigen Zeitpunkt: Es ist aus! Eine regelmäßige Evaluierung und Abstimmung über die Ziele ist dafür natürlich notwendig.
Multiprojektmanagement mit in-STEP BLUE
Multiprojektmanagement stellt Sie vor zahlreiche Herausforderungen. Mit in-STEP BLUE, unserer Lösung für prozessbasiertes Projektmanagement, packen Sie diese mit Leichtigkeit.
Organisationseinheiten als zentrale Stelle
Im Tool lassen sich Organisationseinheiten – das kann ein Unternehmen, eine Abteilung, eine Gruppe usw. sein – erstellen, über die Sie Ihre Projekte managen. Eine Organisationseinheit umfasst dann z.B. zehn Projekte, bietet die Möglichkeit zur Erstellung und Bewertung von Projektanträgen und liefert Ihnen einen Überblick über die Statuswerte wie Fortschritt oder Plan- und Ist-Kosten.
Natürlich können Sie Projekte in in-STEP BLUE leicht anlegen und planen. Wenn Sie aber in einer größeren Organisation arbeiten und viele parallele Projekte zu managen haben, empfiehlt es sich, Projekte zu beantragen, diese Anträge zu bewerten und bei Genehmigung dann ein konkretes Projekt in Angriff zu nehmen.
Wie Projektcontrolling mit in-STEP BLUE bei einem unserer Kunden praktisch funktionieren kann, zeigt folgendes Video:
Ressourcenmanagement
Für das Ressourcenmanagement bietet in-STEP BLUE z.B. Funktionen zur Einsicht in die Grundverfügbarkeit der Mitarbeiter und ihre Einsatzplanung in den Projekten. Auch ein Ressourcenpool lässt sich anlegen. Sind Mitarbeiter z.B. überlastet, wird dies – genau wie freie Kapazitäten – im Ressourcenplan zusätzlich farblich hervorgehoben.
Unterstützung für alle Mitarbeiter
Neben einheitlichen Managementprozessen stellt in-STEP BLUE ebenfalls eine multiprojektfähige Infrastruktur für die Teamarbeit zur Verfügung: Jeder kann individuelle, projektübergreifende ToDo-Listen abrufen und sich damit einen Überblick über seine Aufgaben in den laufenden und geplanten Projekten verschaffen. Damit werden die organisationsweite Kommunikation und die persönliche Arbeitsorganisation erleichtert.
Mehr Informationen über das Multiprojektmanagement mit in-STEP BLUE finden Sie hier.
Hinweise:
[1]: Multiprojektmanagement.org (November 2013): 6. Multiprojektmanagement-Benchmarking-Studie. Abschlussbericht. Einsehbar unter der URL: http://www.multiprojectmanagement.org/wp-content/uploads/2016/03/MPM2013-Abschlussbericht_gek%C3%BCrzt.pdf (Link veraltet)
[2]: Kopmann, J./Ekrot, B./Kock, A./Gemünden, H.G.: Multiprojektmanagement:
Not oder Tugend? Ergebnisse der aktuellen MPM-Benchmarking-Studie. In: projektManagementaktuell, Ausgabe 2, 2015, Seite 31-38. Einsehbar unter der URL: http://www.tim.tu-darmstadt.de/media/tim/forschung_2/2015_pmaktuell_Kopmann_Ekrot_Kock_Gemunden.pdf