Dienstagmorgen, 8:12 Uhr. Im Besprechungsraum des Unternehmens VitaNext Medical steht ein Prototyp des neuen Infusionssystems auf dem Tisch, daneben zwei Kaffeetassen und ein Whiteboard, auf dem nur drei Wörter stehen: eindeutiger, schneller, sicherer.
VitaNext Medical ist ein mittelständisches Unternehmen und entwickelt ein vernetztes Infusionssystem für Kliniken und Homecare. Für die neue Produktgeneration arbeiten verschiedene Fachbereiche, Standorte und externe Lieferanten eng zusammen. Die Anforderungen an das modulare System werden bislang jedoch über Excel-Tabellen, Word-Dokumente, Tickets und weitere Fachwerkzeuge verteilt verwaltet.
Das hat lange funktioniert. Doch mit jedem neuen Modul, jeder Produktvariante und jedem beteiligten Entwicklungsteam wird es schwieriger, den Überblick zu behalten. Spätestens bei der Vorbereitung eines internen Audits wurde deutlich, wie viel Zeit inzwischen dafür aufgewendet wird, den aktuellen Stand einer Anforderung zu finden, Änderungen nachzuvollziehen oder die zugehörigen Tests zusammenzutragen.
Deshalb soll eine neue Plattform für das Requirements Engineering eingeführt werden. Bevor jedoch Tools verglichen und Präsentationen vereinbart werden, möchte Clara Neumann, Bereichsleiterin der Produktionsstrategie, zunächst verstehen, was die Menschen in den Projekten tatsächlich benötigen. Sie trifft sich dazu mit Dr. Markus Feld, dem verantwortlichen Systems Engineer.
Gemeinsam wollen sie folgende Frage beantworten: Welche Eigenschaften muss das neue Tool mitbringen, damit es im Alltag wirklich nützlich ist?
Clara Neumann: Markus, ganz direkt: Warum reden wir ausgerechnet jetzt über ein neues Tool und nicht erst in sechs Monaten, wenn das Projekt noch ein bisschen größer geworden ist?
Dr. Markus Feld: Weil genau dann alles teurer wird. Wir entwickeln derzeit ein System, in das Mechanik, Embedded Software, App, Klinik-Backend, Qualitätsmanagement und Zulassung gleichzeitig eingebunden sind. Sobald aber mehrere Disziplinen an derselben Produktlogik hängen, benötigen wir eine gemeinsame Arbeitsgrundlage. Nicht nur zum Aufschreiben, sondern auch zum Denken, Abstimmen und Dokumentieren. Für unsere Zulassungen und Zertifizierungen müssen wir außerdem nachweisen können, wie normative Vorgaben in Anforderungen umgesetzt und eingehalten werden.
Clara Neumann: Heißt konkret: Welcher Faktor verursacht aktuell den größten Schmerz?
Dr. Markus Feld: Dass Zusammenhänge unsichtbar werden, sobald sie komplex werden. In einer Tabelle sehe ich vielleicht die Anforderungen untereinander. Aber ich erkenne nicht, welche Funktion von welcher Anforderung abhängt, welche Variante für die Kinderstation anders ist als für den OP und wo eine übernommene Eigenschaft aus einer Produktfamilie wiederauftaucht. Wir brauchen deshalb kein hübscheres Excel, sondern ein System, in dem Beziehungen, Hierarchien, Varianten und Abhängigkeiten modelliert und visualisiert werden können. Sonst diskutieren wir bei jeder zweiten Änderung wieder von vorne, was eigentlich zusammengehört.
Clara Neumann: Bleiben wir bei den Änderungen. Unser Lieblingswort ist ja bekanntlich „spontan“. Wie muss ein Tool damit umgehen?
Dr. Markus Feld: So, dass „spontan“ nicht „chaotisch“ bedeutet. Wenn sich eine Anforderung ändert, will ich sehen, wer die Änderung vorgenommen hat, warum die Änderung erfolgte, was freigegeben war, worin sich die beiden Stände unterscheiden und auf welcher Grundlage wir gerade entscheiden. Change Management bedeutet für mich nicht nur Historie, sondern auch Entscheidungsfähigkeit: Ich muss einen Stand festlegen können, Unterschiede nachvollziehen und Freigaben sauber steuern können. Sonst diskutieren wir im Lenkungskreis über Bauchgefühle statt über belastbare Revisionsstände.
Clara Neumann: Und wie weit muss der berühmte rote Faden für dich reichen?
Dr. Markus Feld: Bis ganz nach hinten. Wenn eine Klinik sagt: ‚Der Alarm muss in dieser Situation anders reagieren‘, will ich nicht drei Leute anschreiben und hoffen, dass jemand die richtige Datei findet. Ich will sehen, woher die Anforderung kommt, in welche Systemfunktion sie übersetzt wurde, welche Architekturentscheidung daran hängt, welches Risiko betroffen ist, welcher Testfall das absichert und ob der Nachweis bereits erbracht wurde. Diese Durchgängigkeit ist der Unterschied zwischen ‚Wir glauben, wir haben es im Griff‘ und ‚Wir können es zeigen‘.
Clara Neumann: Es entsteht der Eindruck, dass das Tool außerdem Testmanagement abbilden soll, verstehe ich das richtig?
Dr. Markus Feld: Ganz genau. Ich möchte nicht erst am Ende die Anforderungen gegen die Tests werfen. Ich möchte von Anfang an Akzeptanzkriterien einbeziehen und Anforderungen direkt mit Testfällen verbinden. Wenn ein Prüfstatus kippt oder eine Anforderung geändert wird, muss sofort sichtbar sein, ob die Abdeckung noch stimmt. Das halte ich für einen wichtigen Schutzmechanismus gegen blinde Flecken.
Clara Neumann: Wer soll denn mit dem System arbeiten können? Und mit wem könnte ich in Bezug darauf noch sprechen?
Dr. Markus Feld: Als Nächstes solltest du am besten mit dem QA-Team und den Requirements Engineers sprechen. Aber beschränke dich nicht auf diese beiden Gruppen, das wäre zu kurz gedacht. Systems Engineers, die Entwickler, das Test-Team, die Rechtsabteilung und teilweise sogar die Lieferanten müssen gleichzeitig an denselben Inhalten arbeiten können, natürlich nicht mit denselben Rechten. Wir benötigen Kommentare, Reviews, Aufgaben, rollenbasierte Zugriffe und eine möglichst direkte Abstimmung im Kontext der jeweiligen Anforderung. Wenn jemand einen Review-Kommentar schreibt, soll daraus keine lange E-Mail-Kette entstehen. Und wenn ein Lieferant etwas sehen darf, dann bitte genau das Package, das für ihn vorgesehen ist – nicht mehr und nicht weniger.
Clara Neumann: Du möchtest also digitale Reviews, aber ohne das übliche Pingpong?
Dr. Markus Feld: Genau. Ich möchte Reviewer zuordnen und Entscheidungen nachvollziehen können und Freigaben in einem geregelten Prozess treffen. Und wenn wir ehrlich sind: Je weniger wir dafür zwischen Anwendungen springen müssen, desto höher ist die Chance, dass Reviews wirklich sauber durchgeführt werden und nicht nur ‚formal erledigt‘ sind.
Clara Neumann: Kommen wir zum Buzzword, das in keiner Strategierunde fehlen darf: KI. Wo ist sie deiner Meinung nach tatsächlich nützlich?
Dr. Markus Feld: Sie ist überall dort nützlich, wo sie die Qualität erhöht und Prozesse beschleunigt, ohne uns das Denken und die Verantwortung abzunehmen. Ich möchte, dass ein KI-Assistent die Mitarbeitenden im Arbeitsalltag unterstützt, sie von zeitaufwendigen Routinetätigkeiten entlastet und dadurch die Effizienz steigert. Gerade in großen Projekten spart das enorm viel Routinearbeit. Wenn die KI allerdings nur neben dem eigentlichen Prozess existiert und nicht in die Arbeitsabläufe integriert ist, verpufft ihr Nutzen schnell.
Clara Neumann: Kommen wir zu einem weiteren wichtigen Punkt: Muss das Tool aus deiner Sicht auch visuelles Arbeiten ermöglichen?
Dr. Markus Feld: Ja, unbedingt. Wir arbeiten schließlich nicht nur mit Texten. Wir benötigen Diagramme für den Systemkontext, die Anforderungen und die Architektur. Auch SysML-Diagramme sind dabei sehr hilfreich. Außerdem müssen solche Modelle mit den Anforderungen verknüpft bleiben.
Clara Neumann: Jetzt zur Toollandschaft. Was wäre für dich ein K.-o.-Kriterium bei der Integration?
Dr. Markus Feld: Wenn das neue System so tut, als wäre es das einzige auf der Welt. Das wird bei uns nicht funktionieren. Wir brauchen eine Synchronisation zu Jira für unser Entwicklungsteam, Austauschformate wie ReqIF, die Erzeugung von Office-Dokumenten für Partner oder Kunden und grundsätzlich die Möglichkeit, Informationen in bestehende Abläufe einzubetten, statt sie doppelt zu pflegen.
Clara Neumann: Und was braucht das Management morgens um halb acht, bevor der erste Termin startet?
Dr. Markus Feld: Einen guten Überblick über den aktuellen Stand, möglichst ohne zehn Klicks. Die Projektleitung und die Bereichsverantwortlichen müssen sofort erkennen können, wie der Stand der Umsetzung der Anforderungen ist, wo sich besonders viele Änderungen häufen, welche Reviews offen sind, welche Risiken gerade ansteigen und wie es um die Testabdeckung steht. Frei konfigurierbare Dashboards sind da kein Nice-to-have, sondern ein Führungsinstrument. Daneben möchte ich lebende Dokumentation, sprich Inhalte im System aktuell halten und bei Bedarf automatisch als belastbare Spezifikation oder Statusdokument ausleiten.
Clara Neumann: Letzte Frage. Wenn ich all das zusammenfasse, vom roten Faden des Bedarfs bis zum Test: rückverfolgbare Änderungen und Traceability über den gesamten Entwicklungsprozess, alltagstaugliche KI-Unterstützung, Modellierung, offene Integration, flexible Workflows, aktuelle Dokumentation und Managementsicht – worauf läuft das bei der Toolauswahl hinaus?
Dr. Markus Feld: Auf eine Plattform, die Requirements Engineering nicht isoliert betrachtet, sondern als verbindendes Rückgrat der Produktentwicklung.
Clara Neumann: Dann ist die Richtung eindeutig: Wir steigen gezielt in die Tool-Recherche ein. Am besten verschaffen wir uns in einem Webinar einen ersten Überblick und prüfen anschließend die Funktionen in einer persönlichen Demo. Das Tool muss genau die Bereiche verbinden, die wir heute nur mit hohem Abstimmungsaufwand zusammenhalten: Anforderungen, Modelle, Änderungen, Reviews, Risiken, Tests und Auswertungen. Dabei müssen alle Zusammenhänge durchgängig nachvollziehbar bleiben. Ebenso wichtig sind ein erfahrener, langfristig verlässlicher Hersteller und feste Ansprechpartner, die unsere Anforderungen verstehen und uns persönlich begleiten. Das ist genau das, was wir für die nächste Generation unseres Infusionssystems benötigen.
Fazit
Die Anforderungen von VitaNext Medical zeigen, was ein modernes RE-Tool leisten muss. Es soll Informationen, Menschen und Prozesse über den gesamten Entwicklungsprozess hinweg verbinden. Besonders wichtig sind dabei folgende Eigenschaften:
- Durchgängige Traceability
Anforderungen lassen sich von Stakeholderbedürfnissen bis zu Tests und Nachweisen durchgängig zurückverfolgen. - Änderungs- und Versionsmanagement
Änderungen sind mit Historie, Begründung und Freigaben nachvollziehbar; Versionen lassen sich vergleichen. - Zusammenarbeit
Teams und externe Partner arbeiten mit Kommentaren, Reviews, Rollensteuerung, via Chat und Videokonferenzen direkt im Tool zusammen. - KI-gestützte Unterstützung
KI hilft bei Formulierungen, Vorschlägen und der Erkennung von Inkonsistenzen direkt im Prozess. - Modellierung komplexer Beziehungen
Abhängigkeiten und Hierarchien werden modelliert und visuell verständlich dargestellt. - Integriertes Test- und Verifikationsmanagement
Anforderungen sind früh mit Tests und Akzeptanzkriterien verknüpft; Änderungen bleiben nachvollziehbar. - Offene Integration
Anbindung an andere Tools über offene APIs und Standards wie ReqIF. - Leistungsfähige Auswertungen und Dashboards
Aktuelle Informationen zu Anforderungen, Änderungen, Risiken und Tests sind jederzeit verfügbar.
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Hinweis: Dieses Interview wurde mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) erstellt.