Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan (PSP) – international als Work Breakdown Structure (WBS) bezeichnet – ist die hierarchische Darstellung aller Aufgaben und Liefergegenstände eines Projekts. Er zerlegt das Gesamtprojekt in steuerbare Teilaufgaben und Arbeitspakete. Der PSP bildet das fundamentale Gerüst für die gesamte weitere Planung (Termine, Kosten, Ressourcen) und definiert den vollständigen Projektumfang. Er beantwortet die Frage: „Was muss alles getan werden?“

Ein PSP folgt der 100-Prozent-Regel: Er muss 100 % der zu erbringenden Leistungen enthalten – nicht mehr und nicht weniger. Die Darstellung erfolgt meist grafisch als Baumstruktur oder tabellarisch als Liste (Einrückungen).

• Ebene 1: Das Gesamtprojekt (Wurzelelement).
• Ebene 2-n: Teilprojekte oder Teilaufgaben.
• Unterste Ebene: Die Arbeitspakete. Sie sind die kleinsten Einheiten, die nicht weiter unterteilt werden und einer verantwortlichen Person zugeordnet werden können.

Durch die Gliederung bis auf die Ebene der Arbeitspakete können Verantwortlichkeiten, Kosten, Termine und Ergebnisse für die Aufgaben bestimmt werden. So wird eine Grundlage für Ihre Termin-, Ablauf-, Ressourcen- und Kostenplanung geschaffen.

Je nach Projektart gibt es unterschiedliche Gliederungsprinzipien:

• Phasenorientiert: Gliederung nach dem zeitlichen Ablauf. Beantwortet die Frage „Wann und in welcher Phase?“ wird etwas getan (Konzept, Entwurf, Umsetzung, Abnahme).
• Objektorientiert: Gliederung nach Komponenten des Produkts orientiert an der Frage „Woran wird gearbeitet?“ (Bauteile/Module/Teilsysteme).
• Funktionsorientiert: Gliederung in Aufgabenpakete nach der Art der Arbeit entsprechend der Frage „Was wird getan?“. (z. B. Planen, Konstruieren/Entwickeln, Beschaffen, Fertigen/Implementieren, Testen, Dokumentieren, Einführen). In der funktionsorientierten Gliederung können sich auch Verantwortungsbereichen der Organisation widerspiegeln.

In der Praxis werden oft Mischformen genutzt, um die beste Übersicht zu gewährleisten.

In der Projektplanung gilt das Prinzip „Struktur vor Zeit“. Der PSP definiert den gesamten Leistungsumfang (Scope). Erst wenn dieser stabil ist, werden die Arbeitspakete im Zeitplan (Gantt-Diagramm) mit Fristen versehen, in eine logische Reihenfolge gebracht und es werden Ressourcen zugewiesen.

Ein häufiger Fehler in der Praxis ist es, den PSP zu überspringen und direkt mit einem Zeitplan zu beginnen. Ohne die strukturelle Basis des PSP besteht jedoch die Gefahr, wichtige Aufgabenpakete zu übersehen. Das heißt: Ein Zeitplan ohne fundierten PSP ist oft lückenhaft und führt im Projektverlauf zu ungeplanten Aufwänden.

Die folgende Tabelle zeigt die wesentlichen Unterschiede:

Gantt-Diagramm

Die Verzahnung von Struktur und Zeit. Links ist die hierarchische Gliederung des Projektstrukturplans zu sehen, aus der rechts im Gantt-Diagramm die zeitliche Abfolge und die Meilensteine abgeleitet werden

Unterschiedliche Projektmanagement-Methoden haben unterschiedliche Sichtweisen darauf, wie ein Strukturplan aufgebaut sein sollte. Für eine professionelle Planung ist es hilfreich, diese Ansätze zu kennen:

PMBOK Guide (PMI): Die Work Breakdown Structure (WBS)

Der Standard des Project Management Institute (PMI) prägte den Begriff der Work Breakdown Structure (WBS). Hier steht die 100-Prozent-Regel im Vordergrund: Der PSP muss die gesamte Arbeit (Work) abbilden, die für das Projekt notwendig ist. Der Fokus liegt darauf, den Projektumfang (Scope) lückenlos zu definieren, um daraus später Zeit- und Kostenpläne abzuleiten.

PRINCE2: Die Product Breakdown Structure (PBS)

• Product Breakdown Structure (PBS): Eine hierarchische Darstellung aller Produkte des Projekts.
• Product Flow Diagram (PFD): Bestimmt die logische Reihenfolge, in der diese Produkte erstellt werden.

Der feine Unterschied: Produkt vs. Aktivität

Während ein klassischer PSP oft eine Mischung aus Ergebnissen und Tätigkeiten ist, zwingt PRINCE2 den Planer dazu, strikt in Ergebnissen zu denken. Vorteil: Man konzentriert sich auf den Nutzen und das „Was“, statt sich zu früh im „Wie“ (den Aktivitäten) zu verlieren.

Die Entwicklung eines Projektstrukturplans kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Die Wahl der Methode beeinflusst maßgeblich, wie vollständig und logisch die Struktur am Ende ist.

Top-down-Ansatz (Deduktiv: „Vom Groben zum Feinen“)

Dies ist der klassische Weg. Man beginnt mit dem Gesamtprojekt auf Ebene 1 und zerlegt es schrittweise in Teilaufgaben und Arbeitspakete.

• Wann sinnvoll: Bei Projekten, mit denen das Team bereits Erfahrung hat oder deren Umfang klar umfassen lässt.
• Vorteil: Gewährleistet eine logische Struktur und eine starke Orientierung am Gesamtziel.
• Risiko: Details auf der untersten Ebene könnten übersehen werden.

Bottom-up-Ansatz (Induktiv: „Vom Feinen zum Groben“)

Hier sammelt das Team zunächst alle denkbaren Aufgaben (z. B. durch Brainstorming auf Post-its) und ordnet diese im zweiten Schritt logisch in einer Hierarchie an.

• Wann sinnvoll: Bei neuartigen, innovativen Projekten, bei denen der Weg zum Ziel noch nicht vollkommen klar ist.
• Vorteil: Nutzt das volle Expertenwissen des Teams; sehr hohe Vollständigkeit auf Arbeitspaket-Ebene.
• Risiko: Die Struktur kann unübersichtlich werden; Gefahr von Redundanzen.

Jojo-Verfahren (Gegenstromverfahren)

In der Praxis ist dies der Goldstandard. Man kombiniert beide Welten:

• Top-down: Grobe Strukturierung der ersten zwei Ebenen durch die Projektleitung.
• Bottom-up: Fach-Experten füllen die Ebenen darunter mit detaillierten Arbeitspaketen.
• Abgleich (Jojo): Die Ebenen werden gegeneinander geprüft: Passen alle gesammelten Pakete in die Struktur? Fehlt oben eine Kategorie für unten gefundene Aufgaben?
• Vorteil: Höchste Planungsqualität durch den Dialog zwischen Management und Expertenebene.

Der PSP ein ideales Instrument, um ein Projekt zu planen und zu steuern, denn er bietet vielfältigen Nutzen:

• Vollständigkeit: Der Leistungsumfang des Projekts ist vollständig dargestellt. Durch die systematische Zerlegung wird nichts vergessen.
• Transparenz: Alle Beteiligten sehen auf einen Blick, wie ihr Beitrag zum Gesamterfolg aussieht.
• Basis für die Kalkulation: Erst der PSP ermöglicht realistische Ressourcen-, Zeit- und Kostenschätzungen auf der Ebene der Arbeitspakete.
• Risikomanagement: Komplexe, risikobehaftete Bereiche werden frühzeitig identifiziert (zu erkennen, wenn z.B. ein Projektzweig noch nicht vollständig definiert ist) und können detaillierter geplant werden.

In objectiF RPM ist der PSP die Datenbasis. Jedes Arbeitspaket fließt automatisch in die Kapazitätsplanung und das Budget-Controlling ein. Der Status eines Arbeitspakets aktualisiert sich automatisch.

objectiF RPM bietet dynamische PSP-Ansichten. Wechseln Sie per Klick zwischen Gantt-Diagramm, Liste oder Kanban-Board – die Daten bleiben immer synchron.

Struktur ist das halbe Leben – die andere Hälfte erledigt unser Tool

Haben Sie genug von statischen Strukturplänen, die schon veraltet sind, bevor das erste Arbeitspaket startet? Verwandeln Sie Ihren PSP in eine lebendige Schaltzentrale. Mit objectiF RPM verknüpfen Sie Struktur, Zeit und Ressourcen in einer einzigen Datenbank.